Buchhaltung - Kreditorenbuchhaltungsrichtlinie

 

ZWECK

Der Zweck dieser Kreditorenrichtlinie besteht darin, die Sicherheit der Gelder des Hudson County Community College („College“) und die Geschäftsabwicklung gemäß den Grundsätzen der Rechenschaftspflicht, Vollständigkeit, Aktualität und Genauigkeit zu gewährleisten. Geleitet von diesen Grundsätzen ist das College bestrebt, den Lieferanten verifizierter und genehmigter Rechnungen auf effiziente Weise rechtzeitig zu bezahlen und vollständige und genaue Aufzeichnungen über die Verbindlichkeiten zu führen. 

POLITIK

Das College und sein Kuratorium („Board“) haben sich verpflichtet, Mitglieder der örtlichen Gemeinschaft und Lieferanten zu unterstützen, die mit dem College Geschäfte machen. Diese Richtlinie bezieht sich nur auf Zahlungen an Lieferanten. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind eine Art kurzfristiger Schulden, in der Regel der Betrag, den eine Organisation ihren Lieferanten oder Lieferanten für gelieferte Waren und Dienstleistungen schuldet, für die keine Vorauszahlung erfolgt. Das College geht Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und Lieferanten für den Kauf von Waren und Dienstleistungen ein, die im normalen Geschäftsverlauf verwendet werden.
Die Kreditorenbuchhaltung ist für die Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen für das College verantwortlich. Die Kreditorenbuchhaltung nimmt mit diesem Ziel folgende Aufgaben wahr:

  1. Rechnungseingang und elektronische Zahlungen;
  2. Überwachung von Lieferantenguthaben und früheren Zahlungen an Lieferanten;
  3. Bearbeitung von Zahlungsanfragen von Anbietern und der College-Community;
  4. Überwachung des Dokumentenabgleichs;
  5. Sicherstellung der entsprechenden Genehmigungen;
  6. Abwicklung von Zahlungen; und
  7. Archivierung von Dokumenten und Zahlungshistorie.

Der Vorstand überträgt dem Präsidenten die Verantwortung für die Entwicklung von Verfahren und Richtlinien zur Umsetzung dieser Richtlinie. Das Finanzbüro ist für die Umsetzung der Richtlinie verantwortlich.

Genehmigungsmatrix

Genehmigt: Juni 2021
Genehmigt durch: Kuratorium
Kategorie: Buchhaltung
Unterkategorie: Kreditorenbuchhaltung
Geplante Überprüfung: Juni 2024
Zuständige Stelle(n): Finanzen

 

Verfahren

Verfahren der Buchhaltungsabteilung zur Kreditorenbuchhaltung

I. Einleitung

Dieses Verfahren wurde entwickelt, um die Sicherheit der College-Gelder zu gewährleisten. Die Geschäfte werden nach den Grundsätzen der Rechenschaftspflicht, Vollständigkeit, Aktualität und Genauigkeit abgewickelt. Geleitet von diesen Grundsätzen ist HCCC bestrebt, 1) rechtzeitige Zahlungen angemessener Rechnungen auf effiziente Weise vorzunehmen und 2) ausstehende Verbindlichkeiten gemäß den GAAP zu melden. Darüber hinaus erwartet das College von allen Mitgliedern der Gemeinschaft und allen Lieferanten, die mit dem College Geschäfte tätigen, dass sie diese Richtlinie befolgen. 

Die folgenden Verfahren beziehen sich nur auf Zahlungen an Lieferanten. Weitere Verfahren zu den folgenden Kategorien finden Sie unter: 

    1. Verfahren zur Erstattung von Reise- und Geschäftskosten
    2. Stipendienverfahren
    3. Rückerstattungsverfahren für Studentenkonten

II. Von diesen Verfahren betroffene Unternehmen

Die folgenden Verfahren betreffen alle Abteilungen und Büros des Hudson County Community College.

III. Definitionen

Abbrechnungsverbindlichkeiten ist eine Art kurzfristiger Schulden, die in der Regel den Betrag darstellen, den eine Organisation ihren Lieferanten oder Verkäufern für auf Kredit gekaufte Waren und Dienstleistungen schuldet. Das College verpflichtet sich gegenüber Lieferanten und Verkäufern, Waren und Dienstleistungen zu kaufen, die im normalen Geschäftsverlauf verwendet werden. Die Kreditorenbuchhaltung („AP-Abteilung“) ist für die Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen sowie die Verifizierung von Rechnungen im Namen des Colleges verantwortlich.

Die AP-Abteilung führt im Zusammenhang mit diesem Ziel die folgenden Aufgaben aus:

    1. Rechnungsbeleg
    2. Elektronische Zahlungen
    3. Überwachung von Lieferantenkrediten
    4. Bearbeitung von Zahlungsanfragen von Lieferanten und der College-Community
    5. Überwachung des Dokumentenabgleichs
    6. Zahlungen bearbeiten
    7. Schnittstelle zum Abrechnungssystem
    8. Archivierung von Dokumenten und Zahlungshistorie

Verantwortlichkeit – Die AP-Abteilung stellt sicher, dass alle Einkäufe vor der Auszahlung ordnungsgemäß autorisiert werden, dass Rechnungen nur einmal bezahlt werden und dass das Vermögen des Colleges vor Betrug geschützt ist. Darüber hinaus stellt die AP-Abteilung sicher, dass Transaktionen zu Prüfungszwecken ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Genauigkeit – Um sowohl die ausstehenden Verbindlichkeiten als auch die Ausgaben des Colleges ordnungsgemäß zu melden, erfasst die Kreditorenbuchhaltung Lieferantendaten im Gutscheinprozess und in den Hauptbuchkonten.

E-CHECKS-Transaktionen – Elektronische Geldzahlungen an Mitarbeiter anstelle eines Schecks.

Budgetcheck – Das Verfahren, mit dem das Ministerium sicherstellt, dass die finanziellen Verpflichtungen und Ausgaben des College die jeweiligen Budgets nicht überschreiten.

Vollständigkeit – Spezifische, notwendige Informationen über alle vereinbarten gelieferten Waren und erbrachten Dienstleistungen, um die Zahlung zu ermöglichen. Dies sollte folgende Informationen enthalten:

    1. Rechnungsnummer und Datum.
    2. Bestellnummer.
    3. Name, Adresse und andere relevante Kontaktinformationen des Anbieters.
    4. „Rechnungsempfänger“- und „Lieferempfänger“-Adressen.
    5. Datum/Daten der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen.
    6. Eine detaillierte Beschreibung der gekauften Waren oder der erbrachten Dienstleistungen sowie des Ortes, an dem die Waren geliefert oder die erbrachten Dienstleistungen erbracht wurden.

Bestellung (PO) – Eine Bestellung ist ein vom College an den Lieferanten ausgestelltes Dokument, in dem Art, Menge und vereinbarte Preise der vom Lieferanten zu erbringenden Produkte und/oder Dienstleistungen angegeben sind.

Pünktlichkeit – Gemeldete Ausgaben für Waren und Dienstleistungen im erbrachten Zeitraum, um genehmigte Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen (netto 30 Tage) und um alle anwendbaren Lieferantenrabatte zu nutzen. Aus diesen Gründen ist die rechtzeitige Vorlage einer vollständigen Rechnung bei der AP-Abteilung von entscheidender Bedeutung. Lieferanten sollten angewiesen werden, alle Rechnungen direkt an die AP-Abteilung und nicht an den Campus-Kontakt zu senden. Eine rechtzeitige Empfangsbestätigung durch die Empfangsabteilung des College an die AP-Abteilung ist entscheidend, damit die AP-Abteilung pünktliche Zahlungen an Lieferanten leisten kann.

Gutschein – Die interne Absicht, eine Zahlung an einen Lieferanten zu leisten. Der Gutschein ist ein von der Hochschule erstelltes Dokument, das einem Lieferanten ausgestellt wird, nachdem die Rechnung eingegangen ist und mit einer Bestellung und Empfangsdokumenten abgeglichen wurde. Genehmigte Gutscheine werden bei der Verarbeitung zu Schecks oder E-CHECK-Zahlungen.

IV. Richtlinienverfahren

Die folgenden Verfahren müssen umgesetzt werden, um die Kreditorenbuchhaltungsrichtlinie der Hochschule einzuhalten und sicherzustellen, dass die Kreditorenbeträge korrekt sind. ordnungsgemäß, genau und effizient erfasst; nur einmal verarbeitet; und angemessen im Jahresabschluss dokumentiert. Um Zahlungen verarbeiten zu können, müssen alle Rechnungen gemäß den Verfahren des Colleges genehmigt werden. Die Kreditorenbuchhaltung muss die folgenden Verfahren einhalten:

1. Anbieter müssen im Kollegenportalsystem eingetragen sein. 

2. Lieferanten werden nicht bezahlt, es sei denn, ein ausgefülltes W-9-Formular wird in das Colleague Portal System eingegeben und (falls erforderlich) ein Beschluss vom Vorstand genehmigt.

3. Bei der AP-Abteilung eingehende Rechnungen müssen einen Datumsstempel tragen.

4. Rechnungen sollten direkt an die AP-Abteilung gesendet werden. Wenn eine Rechnung direkt an die Empfangsabteilung gesendet wird, liegt es in der Verantwortung der Abteilung, die Rechnung sofort an die AP-Abteilung weiterzuleiten, nachdem sie überprüft und bestätigt hat, dass die Waren wie vom Lieferanten angegeben geliefert wurden und dass die in der Rechnung aufgeführten Dienstleistungen erbracht wurden. Dies erleichtert die fristgerechte Zahlung und verringert das Risiko verlegter, verlorener oder einbehaltener Rechnungen, die zu Verzögerungen bei der ordnungsgemäßen Buchführung führen, und vermeidet höhere Kosten für das College. Rechnungen sollten nicht in Abteilungsbüros aufbewahrt werden. 

5. Nur autorisiertes Personal der AP-Abteilung darf sich beim Colleague Portal System anmelden und Rechnungen verarbeiten. 

6. Kreditorenbelege müssen mit einer Originalrechnung, einer von der Hochschule genehmigten Bestellung und einem dokumentierten Erhalt von Waren und Dienstleistungen belegt werden. Die Bestellung und die Empfangsdaten werden von HCCC-Mitarbeitern in Colleague eingegeben. 

7. Die Rechnung muss eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen oder bereitgestellten Waren, das/die Datum(e) der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen sowie den HCCC-Standort enthalten, an dem die Dienstleistungen erbracht oder die Waren geliefert wurden. Die Zahlung von Rechnungen, für die keine ausreichenden Informationen vorliegen, kann sich verzögern, bis alle erforderlichen Informationen vorliegen. 

8. Handelt es sich bei der Rechnung um eine Teilzahlung, muss der Verkäufer die Vereinbarung auf der Rechnung oder im Vertrag deutlich angeben. In diesen Situationen ist der Verkäufer verpflichtet, die gleiche Dokumentation bereitzustellen, wie oben unter IV.7 beschrieben. 

9. Rechnungsnummern werden genau so in das Colleague Portal System eingegeben, wie sie vom Lieferanten angegeben wurden. Eine Änderung der Rechnungsnummer kann zu einer doppelten Bearbeitung führen. Änderungen sind streng verboten, es sei denn, sie werden von der Kreditorenbuchhaltungsabteilung genehmigt.

10 Die Eingabe der Rechnungsinformationen ist vollständig, korrekt und gültig.

11 Alle Waren und Dienstleistungen müssen von der Abteilung im Colleague Portal System empfangen werden. Bei Dienstleistungen und Waren, die direkt an die bestellende Abteilung versandt werden, ist die bestellende Abteilung dafür verantwortlich, die AP-Abteilung zu benachrichtigen, dass die Dienstleistungen oder Waren zufriedenstellend empfangen und im System für den Zahlungsvorgang akzeptiert wurden. 

12 Abweichungen zwischen der Bestellung und der Rechnung müssen vor der Zahlungsabwicklung gekennzeichnet, untersucht und behoben werden. Zu den Abweichungen zählen unter anderem unterschiedliche Lieferantennamen, Mengen- oder Dollarabweichungen. 

13 Die Umsatzsteuer sollte in keiner Rechnung enthalten sein, da das College eine steuerbefreite Einrichtung ist. Die AP-Abteilung stellt dem Verkäufer Unterlagen zur Verfügung, die den Steuerbefreiungsstatus belegen, einschließlich einer Umsatzsteuerbefreiungsnummer und einer Bescheinigung, falls erforderlich. 

14 Alle Käufe von Anlagevermögen werden von der AP-Abteilung abgewickelt. 

15 Die AP-Abteilung sendet alle genehmigten Zahlungen per Post an die eingetragene Adresse. Alle Zahlungen, die eine besondere Abwicklung erfordern, wie z. B. Lieferungen über Nacht oder persönliche Abholung, bedürfen einer vorherigen Genehmigung. Der Einsatz des Nachtversands und der Eilabwicklung von Zahlungen ist auf Notfälle beschränkt. 

16 Die AP-Abteilung bearbeitet Schecks und nimmt zweimal wöchentlich Zahlungen vor. Scheck- und E-CHECK-Zahlungen der AP-Abteilung werden an wechselnden Tagen bearbeitet. 

17 Rückerstattungen an Studenten werden im Büro des Zahlmeisters bearbeitet und Schecks werden einmal wöchentlich durch die AP-Abteilung ausgestellt.

18 Die folgende Scheckanforderungszahlung sollte verwendet werden, wenn andere Zahlungsformen (z. B. Einkaufsbestellung und Portokassengutschein) nicht anwendbar sind. Alle Bestellungen für den Kauf von Waren müssen von der Einkaufsabteilung bearbeitet werden.   

19 Fehlende, doppelte und lange ausstehende Schecks müssen untersucht werden, bevor ein weiterer Scheck ausgestellt wird. Der AP-Abteilungsleiter verarbeitet alle Scheckanpassungen im Kollegensystem, nachdem alle Untersuchungen abgeschlossen sind.

20 Nach jedem Scheckeinlösungslauf werden positive Lohndaten an die Bank übermittelt.

21 Alle Fragen zu dieser Richtlinie sollten an den AP-Abteilungsbeauftragten gerichtet werden. Fragen können elektronisch an die Kreditorenbuchhaltung unter gesendet werden apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Alternativ kann der Beamte der AP-Abteilung unter (201) 360-4055 kontaktiert werden.

Vom Kabinett genehmigt: Juli 2021
Zugehörige Vorstandsrichtlinie: Buchhaltung, Kreditorenbuchhaltung

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