Vorstand der Buchhaltungsabteilung genehmigt

RICHTLINIEN ZU FORDERUNGEN

Sinn
Der Zweck dieser Richtlinie zu Forderungen aus Lieferungen und Leistungen besteht darin, eine effiziente und effektive Verwaltung des Einzugs aller Forderungen des Hudson County Community College („College“) sicherzustellen und ein System interner Kontrollen für die Verwaltung des Forderungsprozesses einzurichten.

Politik
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind ein bedeutender Vermögenswert für das College. Das College und sein Kuratorium („Board“) sind bestrebt, die Einziehung aller Forderungen gegenüber dem College effizient und effektiv zu verwalten. Forderungen umfassen alle Verpflichtungen, die sich aus Verbraucher- oder Finanztransaktionen mit dem College ergeben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Studiengebühren, Gebühren, Weiterbildungskurse mit offener Einschreibung sowie den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen.
Der Vorstand delegiert die Verantwortung für die Entwicklung von Verfahren und einem System interner Kontrollen zur Verwaltung des Debitorenprozesses an den Präsidenten, einschließlich Verfahren für die Behandlung von Studiengebühren und Gebühren, Zahlungsoptionen, Zahlungen, Studentenabrechnungen, Inkasso, administrativen Abschreibungen und Anforderungen für die Platzierung Bewahrt Studentenunterlagen, Rückerstattungen, das Formular 1098-T und Studiengebührenabrechnungen auf. Für die Umsetzung der Richtlinie ist das Finanzamt verantwortlich.

Genehmigt: Juni 2021
Genehmigt durch: Kuratorium
Kategorie: Buchhaltung
Unterkategorie: Debitorenbuchhaltung
Geplante Überprüfung: Juni 2024
Zuständige Stelle(n): Finanzen

POLITIK ZUR HAUSHALTSPLANUNG

Sinn
Der Zweck dieser Budgetierungsrichtlinie besteht darin, den jährlichen Budgetierungsprozess zu skizzieren. Der Haushalt des Kollegiums wird jährlich erstellt und soll es dem Kollegium ermöglichen, die Einnahmen des Kollegiums finanziell zu kontrollieren, während die Ausgaben auf der Grundlage der Ausgaben des vorangegangenen Geschäftsjahres und aller erwarteten Ausgaben für geplante Aktivitäten geschätzt werden.

Politik
Der Jahreshaushalt des Kollegiums wird vom Kuratorium überprüft und genehmigt. Der Haushalt kann auf Studiengebühren und Gebühren, staatlichen Mitteln, Kreismitteln und anderen Einnahmequellen basieren. Der Vorstand überträgt dem Präsidenten die Verantwortung, Verfahren und Richtlinien für die Umsetzung dieser Richtlinie zu entwickeln. Die Finanzabteilung wird die Einhaltung dieser Richtlinie bei allen relevanten Maßnahmen sicherstellen.

Genehmigt: Juni 2021
Genehmigt durch: Kuratorium
Kategorie: Finanz- und Rechnungswesen
Unterkategorie: Budgetierung
Geplante Überprüfung: Juni 2024
Zuständige Stelle(n): Finanzen

Anlagevermögenspolitik

Sinn
Der Zweck dieser Richtlinie zum Anlagevermögen besteht darin, die gesetzlichen Anforderungen der vom Governmental Accounting Standards Board (GASB) festgelegten allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) zu erfüllen.

Politik
Das College und sein Kuratorium („Vorstand“) sind bestrebt, eine genaue Aufzeichnung des Anlagevermögens zu führen. Das College erstellt Finanzberichte im Einklang mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP). Staatliche Vorschriften erfordern die Aufzeichnung und Führung von Aufzeichnungen über Vermögenswerte, einschließlich Anschaffungskosten, Abschreibung und Veräußerung von Vermögenswerten. Alle Vermögenswerte, die die Anforderungen an Anlagevermögen erfüllen, gelten als langfristige Vermögenswerte und werden gemäß den GAAP-Regeln verwaltet.
Der Vorstand überträgt dem Präsidenten die Verantwortung, Verfahren und Richtlinien für die Umsetzung dieser Richtlinie zu entwickeln. Das Finanzbüro wird bei allen relevanten Maßnahmen die Einhaltung dieser Richtlinie sicherstellen.

Genehmigt: Juni 2021
Genehmigt durch: Kuratorium
Kategorie: Buchhaltung
Unterkategorie: Anlagevermögen
Geplante Überprüfung: Juni 2024
Zuständige Stelle(n): Finanzen

RICHTLINIEN ZUR REISERÜCKERSTATTUNG

Sinn
Der Zweck dieser Richtlinie zur Reisekostenerstattung besteht darin, Richtlinien für die Reisekostenerstattung für Mitarbeiter des Hudson County Community College („College“) für angemessene und notwendige Ausgaben festzulegen, die im Zusammenhang mit genehmigten Geschäftsreisen anfallen.

Politik
Das College und sein Kuratorium („Board“) verpflichten sich, sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Fakultätsmitglieder, die in offizieller College-Angelegenheit reisen, bei der Kostenübernahme die gleiche Sorgfalt walten lassen, die eine umsichtige Person auch bei privaten Geschäftsreisen auf eigene Kosten walten lassen würde. Ausgaben für genehmigte Reisen werden gemäß den Reiserichtlinien und -verfahren des Colleges erstattet.
Der Vorstand überträgt dem Präsidenten die Verantwortung, Verfahren und Richtlinien für die Umsetzung dieser Richtlinie zu entwickeln. Das Finanzbüro wird bei allen relevanten Maßnahmen die Einhaltung dieser Richtlinie sicherstellen.

Genehmigt: Juni 2021
Genehmigt durch: Kuratorium
Kategorie: Buchhaltung
Unterkategorie: Reisekostenerstattung
Geplante Überprüfung: Juni 2024
Zuständige Stelle(n): Finanzen

VERBINDUNGSRICHTLINIE

Sinn
Der Zweck dieser Kreditorenrichtlinie besteht darin, die Sicherheit der Gelder des Hudson County Community College („College“) und die Geschäftsabwicklung gemäß den Grundsätzen der Rechenschaftspflicht, Vollständigkeit, Aktualität und Genauigkeit zu gewährleisten. Geleitet von diesen Grundsätzen ist das College bestrebt, den Lieferanten verifizierter und genehmigter Rechnungen auf effiziente Weise rechtzeitig zu bezahlen und vollständige und genaue Aufzeichnungen über die Verbindlichkeiten zu führen.

Politik
Das College und sein Kuratorium („Board“) haben sich verpflichtet, Mitglieder der örtlichen Gemeinschaft und Lieferanten zu unterstützen, die mit dem College Geschäfte machen. Diese Richtlinie bezieht sich nur auf Zahlungen an Lieferanten. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind eine Art kurzfristiger Schulden, in der Regel der Betrag, den eine Organisation ihren Lieferanten oder Lieferanten für gelieferte Waren und Dienstleistungen schuldet, für die keine Vorauszahlung erfolgt. Das College geht Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und Lieferanten für den Kauf von Waren und Dienstleistungen ein, die im normalen Geschäftsverlauf verwendet werden.
Die Kreditorenbuchhaltung ist für die Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen für das College verantwortlich. Die Kreditorenbuchhaltung führt im Zusammenhang mit diesem Ziel die folgenden Aufgaben aus: 1) Rechnungseingang und elektronische Zahlungen; 2) Überwachung von Lieferantengutschriften und früheren Zahlungen an Lieferanten; 3) Bearbeitung von Zahlungsanfragen von Lieferanten und der College-Gemeinschaft; 4) Überwachung des Dokumentenabgleichs; 5) Sicherstellung der entsprechenden Genehmigungen; 6) Bearbeitung von Zahlungen; und 7) Archivierung von Dokumenten und Zahlungsverläufen.
Der Vorstand überträgt dem Präsidenten die Verantwortung für die Entwicklung von Verfahren und Richtlinien zur Umsetzung dieser Richtlinie. Das Finanzbüro ist für die Umsetzung der Richtlinie verantwortlich.

Genehmigt: Juni 2021
Genehmigt durch: Kuratorium
Kategorie: Buchhaltung
Unterkategorie: Kreditorenbuchhaltung
Geplante Überprüfung: Juni 2024
Zuständige Stelle(n): Finanzen

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