Finanzen - Budgetierungspolitik

 

ZWECK

Der Zweck dieser Budgetierungsrichtlinie besteht darin, den jährlichen Budgetierungsprozess zu skizzieren. Der Haushalt des Kollegiums wird jährlich erstellt und soll es dem Kollegium ermöglichen, die Einnahmen des Kollegiums finanziell zu kontrollieren, während die Ausgaben auf der Grundlage der Ausgaben des vorangegangenen Geschäftsjahres und aller erwarteten Ausgaben für geplante Aktivitäten geschätzt werden.  

POLITIK

Der Jahreshaushalt des Kollegiums wird vom Kuratorium überprüft und genehmigt. Der Haushalt kann auf Studiengebühren und Gebühren, staatlichen Mitteln, Kreismitteln und anderen Einnahmequellen basieren. Der Vorstand überträgt dem Präsidenten die Verantwortung, Verfahren und Richtlinien für die Umsetzung dieser Richtlinie zu entwickeln. Die Finanzabteilung wird die Einhaltung dieser Richtlinie bei allen relevanten Maßnahmen sicherstellen. 

Genehmigt: Juni 2021
Genehmigt durch: Kuratorium
Kategorie: Finanz- und Rechnungswesen
Unterkategorie: Budgetierung
Geplante Überprüfung: Juni 2024
Zuständige Stelle(n): Finanzen

 

Verfahren

Verfahren der Finanzabteilung zur Budgetierung

I. Einleitung

Das Budget des Hudson County Community College („College“) ist ein Planungsinstrument, das die Programme, die Mission und den strategischen Plan des Colleges widerspiegelt. Der Budgetierungsprozess beginnt mindestens sechs (6) Monate vor dem Ende des Geschäftsjahres, damit genügend Zeit bleibt, damit das vorgeschlagene Budget vor Beginn des neuen Geschäftsjahres vom Kuratorium des Colleges geprüft und genehmigt werden kann.

II. Budgetierungsprozess

      1. Vor Beginn des Geschäftsjahres erstellt der Vizepräsident für Wirtschaft und Finanzen/CFO des College einen Zeitplan für den Budgetierungsprozess, der das Startdatum bis hin zur erforderlichen Zeit für die Überprüfung und Genehmigung des vorgeschlagenen Budgets durch das Kuratorium umfasst. 
      2. Die Budgetvorlage wird an die Haushaltsbeauftragten der Abteilung gesendet, damit diese die voraussichtlichen Ausgaben ihrer Abteilung für das Geschäftsjahr eingeben können. Die Haushaltsbeauftragten priorisieren die Ausgaben ihrer Abteilung auf der Grundlage der Programmdurchführungsziele, der finanziellen Ziele der Organisation und der im strategischen Plan des Kollegiums festgelegten Jahresziele. 
      3. Mit der Finanzabteilung wird eine Haushaltsanhörung durchgeführt, um die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen zu verstehen. Bei dieser Anhörung wird den Haushaltsverantwortlichen Gelegenheit gegeben, den voraussichtlichen Haushaltsbedarf ihrer jeweiligen Abteilungen zu erläutern.
      4. Nach der Haushaltsanhörung füllen die Haushaltsbeauftragten die erforderlichen Vorlagen für den Haushaltsbedarf aus und senden sie zur Konsolidierung an die Buchhaltungsabteilung zurück. 
      5. Das Ausgabenbudget wird von der Buchhaltungsabteilung erstellt und zur Prüfung an den Vizepräsidenten für Wirtschaft und Finanzen/CFO gesendet. 
      6. Der Einnahmenplan wird vom Vizepräsidenten für Wirtschaft und Finanzen/CFO erstellt.
      7. Der Haushaltsentwurf wird vom Präsidenten überprüft und etwaige Änderungen oder Abteilungsvorschläge werden empfohlen.
      8. Nach der Prüfung und Genehmigung durch den Präsidenten wird der Haushalt dem Kuratorium gemäß geltendem Recht zur Genehmigung vorgelegt.
      9. Alle Haushaltsentscheidungen und die ihnen zugrunde liegenden Annahmen müssen dokumentiert werden.
      10. Nach der Genehmigung durch das Kuratorium wird das genehmigte Budget in das Colleague-System aufgenommen und ein Budget Export Selection (BUXS)-Bericht erstellt. Dieser Bericht wird mit der Excel-Tabelle verglichen, um sicherzustellen, dass alle Beträge eingegeben wurden und korrekt sind.
      11. Der genehmigte Haushalt wird auf dem College-Portal verfügbar gemacht und vom Haushaltsbeauftragten der Abteilung überwacht.
      12. Fragen zum Budget sind dem Rechnungshof zur Prüfung und ggf. Beantwortung vorzulegen und ggf. Änderungen vorzunehmen, sofern erforderlich.

Vom Kabinett genehmigt: Juli 2021
Verwandte Vorstandsrichtlinien: Finanzen

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