Buchhaltung – Anlagevermögensverfahren

Verfahren der Buchhaltungsabteilung für Anlagevermögen

I. Einleitung

Der Zweck dieses Dokuments besteht darin, die Verfahren und Richtlinien des Hudson County Community College in Bezug auf die Anlagevermögenspolitik des Colleges darzulegen, einschließlich der Einhaltung der Anforderungen der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) und des Governmental Accounting Standards Board, der Quelle der GAAP. Es soll außerdem das Management dabei unterstützen, genaue Aufzeichnungen über Anlagevermögen zu führen. 
Das College erstellt Finanzberichte gemäß den GAAP-Regeln. Darüber hinaus ist das College aufgrund staatlicher Vorschriften verpflichtet, Aufzeichnungen über Vermögenswerte, einschließlich Anschaffungskosten, Abschreibung und Veräußerung von Anlagevermögen, aufzuzeichnen und zu führen. Alle Vermögenswerte, die die Anforderungen an Anlagevermögen erfüllen, gelten als langfristige Vermögenswerte und werden gemäß den GAAP-Regeln als solche behandelt.

II. Ziele

1. Einhaltung der GAAP und aller gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Erfassung und Behandlung von Anlagevermögen.
2. Eine genaue Aufzeichnung der Anlagegüter des Colleges bereitzustellen und Definitionen, Bewertungsmethoden für Anlagegüter, Nutzungsdauer und Abschreibungsmethoden festzulegen.
3. Sicherzustellen, dass der Zugriff auf Aufzeichnungen auf autorisiertes Personal beschränkt ist und alle Transaktionen im Zusammenhang mit Anlagevermögen, einschließlich Kauf, Veräußerung und Abschreibung, von den zuständigen Stellen genehmigt werden.

III. Definition des Anlagevermögens/Kapitalvermögens

Vermögenswerte, die für den laufenden Betrieb des Colleges erworben werden und aus denen das College über einen Zeitraum von mindestens einem Geschäftsjahr Nutzen ziehen kann. Vermögenswerte, die zum Verkauf erworben werden, werden nicht als Anlagevermögen gezählt, wie z. B. Lagerbestände. 

Anlagevermögen/Kapitalvermögen kann in zwei Kategorien eingeteilt werden:

1. Sachanlagen
2. Immaterielle Vermögenswerte

A. SACHVERMÖGENSWERTE 

Materielle Vermögenswerte sind Vermögenswerte, die eine physische Substanz besitzen, d. h. Vermögenswerte, die berührt und gefühlt werden können. 
Nach GAAP weisen Anlagevermögen (materielle Vermögenswerte) drei Hauptmerkmale auf:
       1. Zur betrieblichen Nutzung erworben und gehalten (z. B. nicht zum Verkauf gehalten);
       2. Langfristiger Charakter (länger als 1 Jahr); Und
       3. Körperliche Substanz besitzen.

Zu den materiellen Vermögenswerten des Colleges gehören die folgenden, die von Zeit zu Zeit geändert werden können:
       1. Grundstück 
       2. Gebäude und Verbesserungen
       3. Mietereinbauten
       4. Ausrüstung
       5. Bücher aus der Bibliothek 
       6. Bauarbeiten im Gange

1) LAND 
Nach GAAP wird Land als die Erdoberfläche definiert, die zur Unterstützung einer Struktur oder zum Anbau von Gras und Bäumen genutzt werden kann. Land hat eine unbegrenzte Lebensdauer. Daher ist es nach GAAP-Regeln nicht abschreibungsfähig. Ausgaben für den Erwerb von Land werden als Teil seiner Kosten betrachtet. Die folgenden Ausgaben können bei der Ermittlung der Landkosten berücksichtigt werden: 

a) Kaufpreis (Marktwert bei Spende)
b) Etwaige gezahlte Provisionen
c) Alle gezahlten Honorare, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Anwaltshonorare, Gutachterhonorare, Architektenhonorare und Gebühren für die Grundbuchrecherche
d) Beträge, die für die Beseitigung von Bauten vom Grundstück gezahlt werden (der Restwert für einen solchen Abriss sollte abgezogen werden), Rodung
e) Aufgelaufene oder nicht bezahlte Steuern bis zum Erwerbszeitpunkt

2) GEBÄUDE UND VERBESSERUNGEN 

Als Gebäude wird ein dauerhaftes Bauwerk definiert, das an ein Grundstück angeschlossen ist, über ein Dach verfügt und von Mauern umschlossen ist. Bei der Ermittlung der Kosten eines Gebäudes werden folgende Kosten berücksichtigt:

a) Kaufpreis (Marktwert bei Spende)
b) Kosten, um das Gebäude für den Zweck gebrauchsfertig zu machen, für den es erworben wurde
c) Baukosten
d) Gezahlte Honorare, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Verkaufsprovisionen, Maklergebühren, Inspektionsgebühren, Baugenehmigungsgebühren, Anwaltsgebühren, Architektengebühren, Ingenieurgebühren usw.

Gebäudeverbesserung ist definiert als ein Kapitalereignis, das die Nutzungsdauer eines Gebäudes, den Wert eines Gebäudes oder beides erhöht. Zum Beispiel der Umbau eines Kellers oder Dachbodens in ein Büro, die Erneuerung von Wänden oder Böden, Innen- oder Außenrenovierungen usw.

Als Sanierungskosten gelten alle Kosten, die bei der Sanierung des Gebäudes anfallen.

Gebäudeinstandhaltungskosten sind Kosten, die es ermöglichen, einen Vermögenswert während seiner ursprünglichen Nutzungsdauer weiter zu nutzen. Zum Beispiel Reparaturen am Gebäude oder seinen Systemen (Sanitär, Heizung, Klimatechnik, Reinigung, Schädlingsbekämpfung usw.). Diese Kosten gelten als Gebäudeinstandhaltungskosten und werden gemäß GAAP als Ausgaben behandelt und dürfen nicht aktiviert werden. Sie sind als Reparatur- und Wartungskosten zu erfassen. Es sollte darauf geachtet werden, ob diese Kosten als Gebäudeinstandhaltungskosten oder als Gebäudeverbesserungskosten behandelt werden sollten. 

3) Mieterverbesserungen 

Mietereinbauten sind Verbesserungen an Mietobjekten, die nach Ablauf des Mietvertrags an den Vermieter zurückfallen müssen. Die Nutzungsdauer solcher Verbesserungen entspricht der geschätzten Nutzungsdauer oder der Restlaufzeit des Mietvertrags, je nachdem, welcher Zeitraum kürzer ist.

4) AUSRÜSTUNG

Ausrüstung ist ein materieller Vermögenswert, der für den Betrieb verwendet wird. Alle Kosten, die anfallen, um die Ausrüstung in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, sollten im Vermögenswert enthalten sein. Bei der Ermittlung der Gerätekosten werden folgende Ausgaben berücksichtigt: 

a) Vertrags- bzw. Rechnungspreis
b) Bezahlte Abgaben 
c) Frachtkosten
d) Installationskosten
e) Versicherungskosten für den Transport 
f) Für die Prüfung und Vorbereitung der Nutzung gezahlte Entgelte

Die Ausrüstungsliste des Colleges umfasst die folgenden Artikel, die von Zeit zu Zeit geändert werden können:
    
a) Computer
b) Drucker
c) Telefone
d) Büromöbel
e) Klimaanlagen
f) Projektoren
g) Küchengeräte
h) Kühlschränke
i) Geschirrspüler
j) Software (nur Eigentum)

5) BAU IN FORTSCHRITT (CIP)

Ein CIP-Vermögenswert wird als die Kosten der begonnenen, aber noch nicht abgeschlossenen Bauarbeiten bewertet. Bei CIP-Anlagen wird die Abschreibung erst erfasst, wenn die Anlage in Betrieb genommen wird. Wenn der Bau abgeschlossen ist, wird ein CIP-Vermögenswert als Anlagevermögen unter der entsprechenden Rubrik (z. B. Gebäude, Gebäudeverbesserung, Grundstücksverbesserung) klassifiziert, wobei alle mit dem CIP bis zum Zeitpunkt der Umstellung auf Anlagevermögen verbundenen Kosten anfallen. Sobald es als Anlagevermögen kategorisiert wird, wird die Abschreibung gezählt (Hinweis: Wie bereits dargelegt, wird die Abschreibung gezählt, sobald ein Vermögenswert in Betrieb genommen wird).

6) Übertragung von CIP auf Anlagevermögen

Nachdem eine Anlage in Betrieb genommen wurde, werden alle damit verbundenen Kosten, die im CIP-Konto gespeichert sind, auf das entsprechende Anlagenkonto übertragen. Zum Beispiel:

B. IMMATERIELLE VERMÖGENSWERTE 

Immaterielle Vermögenswerte sind Vermögenswerte, die keine physische Substanz besitzen.

Die GASB-Erklärung Nr. 51 enthält Leitlinien für die Rechnungslegung und Finanzberichterstattung immaterieller Vermögenswerte und listet die folgenden Merkmale immaterieller Vermögenswerte auf: 

1. Mangel an physischer Substanz. 
2. Nichtfinanzieller Charakter (Forderungen oder Vorauszahlungen sind keine immateriellen Vermögenswerte). 
3. Die anfängliche Nutzungsdauer geht über einen einzelnen Berichtszeitraum hinaus. 

C. Anschaffungskosten des Anlagevermögens

GAAP-Standards erfordern im Allgemeinen, dass Anlagevermögen zu ihren historischen Anschaffungskosten erfasst wird, einschließlich aller normalen Ausgaben, um das Anlagegut an einen Standort und in einen Zustand für seinen beabsichtigten Gebrauch zu bringen.

Zu den Anschaffungskosten zählen Installationskosten, Montage, Fracht, Lagerhaltung, Versicherung, Steuern usw.

Wenn ein Anlagevermögen nicht gekauft, sondern durch eine Schenkung erworben wird, entsprechen die Anschaffungskosten dem beizulegenden Zeitwert dieses Vermögenswerts zuzüglich aller direkten Kosten, die im Zusammenhang mit der Inbetriebnahme dieses Vermögenswerts für seinen beabsichtigten Zweck anfallen.

Sobald der Wert eines Anlagevermögens erfasst ist, kann er unter keinen Umständen mehr geändert werden.

Für die Kapitalisierung gibt es einen individuellen Schwellenwert pro Vermögenswert. Liegt jedoch ein laufendes Projekt vor, sollte bei der Ermittlung der Aktivierungskosten die Gesamtsumme aller an dem Projekt beteiligten Anlagegüter berücksichtigt werden. Der Schwellenwert für die Aktivierungskosten des Colleges für Anlagevermögen beträgt wie folgt:

D. ABSCHREIBUNG

Abschreibung ist definiert als der Buchhaltungsprozess, bei dem die Kosten von Sachanlagen systematisch und rational in den Zeiträumen, in denen von der Nutzung des Vermögenswerts auszugehen ist, den laufenden Kosten zugeordnet werden. Abschreibungen sind Belegungskosten oder Nutzungskosten und sollten daher im Monat nach dem Datum beginnen, an dem der Vermögenswert in Produktion geht. Sie können nach der linearen oder degressiven Methode berechnet werden. Das College wendet die lineare Abschreibungsmethode an. Vermögenswerte werden über ihre geschätzte Nutzungsdauer abgeschrieben.
Das College berechnet die Abschreibung derzeit monatlich nach der linearen Abschreibungsmethode. Die geschätzten Nutzungsdauern, die bei der Ermittlung der Abschreibung des Anlagevermögens des College berücksichtigt werden, sind wie folgt:

Bei der Berechnung der Abschreibung werden folgende Sachverhalte berücksichtigt:

1) Kaufdatum;
2) Gesamtkosten eines Vermögenswerts;
3) Nutzungsdauer eines Vermögenswerts;
4) Abschreibungsmethode (linear); und
5) Restwert (Verkaufswert am Ende der Nutzungsdauer eines Vermögenswerts), sofern vorhanden.

Im Allgemeinen entspricht die gesamte kumulierte Abschreibung am Ende der Nutzungsdauer eines Vermögenswerts den Gesamtkosten des Vermögenswerts abzüglich des Restwerts.
Nehmen wir beispielsweise an, das College hat ein Anlagevermögen für 110,000 US-Dollar gekauft. Die Nutzungsdauer des Vermögenswerts wird nach der linearen Abschreibungsmethode auf zehn (10) Jahre geschätzt. Am Ende der 10 Jahre hat der Vermögenswert einen Restwert von 10,000 US-Dollar. 

Abschreibung pro Jahr = (Kosten - Restwert)/geschätzte Lebensdauer
                                      = (110,000 $ – 10,000 $)/10
                                      = 100,000 $/10
                                      = 10,000 $ pro Jahr
Nach 10 Jahren beträgt die Gesamtabschreibung des Vermögenswerts 100,000 USD (10 Jahre x 10,000 USD). Wie oben erwähnt, entspricht die Gesamtabschreibung auch den Gesamtkosten abzüglich des Restwerts. 
(110,000 $ – 10,000 $ = 100,000 $).

E. WERTMINDERUNG DES ANLAGENVERMÖGENS 

Das College folgt der Erklärung Nr. 42 des GASB zur Wertminderung von Anlagevermögen. Erklärung Nr. 42 enthält Leitlinien zur Messung der Wertminderung von Kapitalanlagen.
Ein Vermögenswert gilt als wertgemindert, wenn seine Nutzbarkeit erheblich und unerwartet abnimmt; das heißt, wenn etwas passiert, das nicht innerhalb des normalen Lebenszyklus des Vermögenswerts liegt.
Die Auswirkung einer Wertminderung muss zum Zeitpunkt ihres Auftretens gemeldet werden und nicht als Abschreibungsaufwand oder bei der Veräußerung des Vermögenswerts.

F. VERÖFFENTLICHUNG VON VERMÖGENSWERTEN 

Die Veräußerung eines Anlagevermögens erfolgt, wenn ein Unternehmen sein Anlagevermögen aus irgendeinem Grund verkaufen muss (ob nun am Ende der Nutzungsdauer oder beim Austausch von Vermögenswerten). Kurz gesagt handelt es sich um den Verkauf eines Anlagevermögens.
Zur Veräußerung eines Vermögenswerts stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1) Es kann an Dritte verkauft werden
2) Es kann als Schrott verkauft werden
3) Es kann gespendet werden
4) Es kann an jeden Mitarbeiter einer Organisation verkauft werden
5) Es kann beim Kauf eines neuen Vermögenswerts eingetauscht werden
6) Es kann an eine andere Abteilung übertragen werden

Unabhängig vom Verfahren zur Veräußerung eines Vermögenswerts müssen alle Vermögensveräußerungen vom Verantwortlichen genehmigt werden. Veräußerte Vermögenswerte sollten zum Marktwert des Vermögenswerts zum Zeitpunkt des Verkaufs verkauft werden.
Nach der Veräußerung wird der Vermögenswert aus der Bilanz gestrichen und der Gewinn/Verlust wird in einer Journalbuchung erfasst. 
Nehmen wir beispielsweise an, ein Unternehmen hat einen Vermögenswert für 10,000 US-Dollar gekauft. Derzeit beträgt die kumulierte Abschreibung 8,000 US-Dollar. Das Unternehmen möchte den Vermögenswert veräußern. Der Marktwert des Vermögenswerts beträgt 3,000 US-Dollar. Die folgenden Einträge sollten in der Bilanz vorgenommen werden:

                                 Wenn der Marktwert des Vermögenswerts 1,500 $ beträgt, sollte der folgende Eintrag vorgenommen werden:

Wenn beim Verkauf des Vermögenswerts kein Gewinn oder Verlust entsteht, was bedeutet, dass der Marktwert dem verbleibenden Saldo des Vermögenswerts entspricht (in diesem Beispiel 2000 $), sollte der folgende Eintrag aufgezeichnet werden:

Wenn das Unternehmen einen Vermögenswert abschreibt, so dass nach Ablauf der Nutzungsdauer kein Restwert mehr vorhanden ist, sollte der folgende Eintrag vorgenommen werden:

Das Hauptziel bei der Veräußerung von Vermögenswerten und ihrer genauen Erfassung besteht darin, eine saubere Bilanz eines Unternehmens vorzulegen, sodass diese die tatsächlich vorhandenen Vermögenswerte widerspiegelt.

G. VERANTWORTLICHKEITEN

Es liegt in der Verantwortung aller Mitarbeiter des Kollegiums, das Anlagevermögen zu schützen und sicherzustellen, dass dieses Vermögen nur für den genehmigten Zweck und nicht für den persönlichen Gebrauch verwendet wird.

Der Controller ist auch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Anlagevermögensaufzeichnungen korrekt geführt werden, einschließlich der Berücksichtigung aller Faktoren, die zum Zeitpunkt der Bewertung und der Berechnung der Abschreibung des Anlagevermögens wichtig sind. Das Vermögensverzeichnis muss zeitnah geführt werden.

Aufzeichnungen über das Anlagevermögen sollten allen Abteilungsleitern zur Prüfung und ggf. Empfehlung zugeleitet werden. Wenn Änderungen vorgeschlagen werden, sollte der Verantwortliche informiert und die entsprechenden Korrekturen vorgenommen werden.

Die Buchhaltungsabteilung ist außerdem für die genaue Aufzeichnung der folgenden Punkte verantwortlich:

1. 1. 1. 1. Kaufdatum
         2. Datum, an dem die Anlage in Betrieb genommen wird
         3. Angaben zum Hersteller und Anbieter
         4. Modellnummer (falls vorhanden)
         5. Detaillierte Beschreibung des Vermögenswerts
         6. Standort des Vermögenswerts
         7. Finanzierung und ihre Quellen für den Erwerb eines Vermögenswerts
         8. Garantie (sofern vorhanden)
         9. Versicherungsdetails (falls vorhanden)
         10. Hauptbuchkontonummer

Die Buchhaltungsabteilung ist außerdem für die Aufbewahrung von Papier- und Digitalkopien der Rechnungen und aller Belege verantwortlich, sodass diese bei Prüfungszwecken oder bei sonstigem Bedarf schnell zur Verfügung stehen.

Vom Kabinett genehmigt: Juli 2021
Verwandte Vorstandsrichtlinien: Buchhaltung, Anlagevermögen

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