Vorgehensweise bei Wartung, Reparatur und Änderungen

I. Einleitung

Der Zweck dieses Verfahrens besteht darin, die grundlegenden Richtlinien für institutionelle und abteilungsbezogene Verantwortlichkeiten in Bezug auf Wartung, Reparatur und Änderungen an College-Einrichtungen festzulegen. Um die Einhaltung der HCCC-Standards und gesetzlichen Anforderungen für Gesundheit und Sicherheit zu gewährleisten, beschäftigt das College professionelles Ingenieur- und Betriebspersonal, das sich der effektiven Planung, dem Bau und dem Betrieb aller Campus-Einrichtungen widmet.

Sofern in diesem Verfahren nichts anderes genehmigt ist, werden die Arbeiten an den Einrichtungen auf den Campussen Jersey City und Union City vom Office of Engineering and Operations verwaltet. Personen, die an den Einrichtungen arbeiten möchten, sollten sich an das entsprechende Personal an diesen Standorten wenden. Alle von der Gebäudeverwaltung genehmigten Arbeiten an den Einrichtungen müssen den örtlichen Vorschriften und HCCC-Standards entsprechen.

Alle Arbeiten an den Einrichtungen müssen in Übereinstimmung mit Titel II und barrierefreien Design-/ADA-Standards durchgeführt werden. Für die Zwecke dieses Verfahrens sind „Arbeiten an Einrichtungen“ alle Arbeiten, die Campusgebäude oder -gelände verändern, wie z. B. das Ersetzen, Versetzen, Entfernen oder Streichen von Türen, Wänden, Fenstern, Regalen oder Fußböden; die Veränderung oder Durchdringung von Fluren oder Decken; Erweiterung oder Aufteilung vorhandener Räume; und arbeiten unter anderem an jedem Gebäudeversorgungssystem.

II. Institutionelle Verantwortlichkeiten

Das College bietet über das Office of Engineering and Operations (OEO) grundlegende Dienstleistungen für Einrichtungen an, wie z. B. Hausmeisterdienste, Abfallentsorgung, Recycling sowie Gebäudewartung und -reparatur. Das College verfügt auch über Mittel für kleinere Reparaturen und Verbesserungen, die grundlegende Gebäudeerneuerungs- und Sicherheitsprojekte abdecken.

Büro für Technik und Betrieb
1. Die Hauptaufgabe des OEO besteht in der Durchführung der wesentlichen Wartungs-, Reparatur- und kleineren Änderungsarbeiten, die notwendig sind, um die Campusgelände des Colleges betriebsbereit und sicher zu halten und sie in Übereinstimmung mit den in Gesetzen oder Vorschriften sowie den HCCC-Standards festgelegten gesetzlichen Anforderungen zu halten.
Anfragen und Abschluss für technische und betriebliche Dienstleistungen
1. Anfragen für OEO-Dienste sollten durch Ausfüllen eines Online-Arbeitsauftrags/einer Online-Anfrage eingereicht werden. Wenn eine Anfrage eingeht, weist OEO eine Arbeitsauftragsnummer zu und plant die Arbeit entsprechend.
2. OEO plant Arbeitsaufträge so, dass sie die Anforderungen an ein bestimmtes Fertigstellungsdatum und eine bestimmte Fertigstellungszeit erfüllen, und benachrichtigt die Abteilungen, wenn die Dienstleistungen nicht wie gewünscht erbracht werden können. Wenn kein Fertigstellungstermin angegeben ist, werden Arbeitsaufträge in der eingegangenen Bestellung eingeplant.
3. Anfragen zu laufenden Arbeitsaufträgen sollten telefonisch an den OEO unter der Durchwahl 4048 oder per E-Mail an gerichtet werden gacostaFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Zur Beantwortung etwaiger Anfragen wird die Auftragsnummer benötigt.
4. Wenn festgestellt wird, dass die Anfrage anderen Konten als dem OEO-Betriebsbudget belastet werden kann, wird der Abteilungskontakt schriftlich benachrichtigt und erhält eine Auftragsnummer sowie den Kostenvoranschlag für die Dienstleistungen. Die Kostenvoranschläge sind nicht bindend und sollen dabei helfen, zu entscheiden, ob OEO mit der Arbeit beauftragt werden soll. Wenn die anfordernde Abteilung den Arbeitsauftrag ausführen lassen möchte, sollte sie OEO schriftlich antworten und mit dem festgelegten Beschaffungsprozess fortfahren. Wenn die Dienstleistung erbracht wird, stellt OEO eine Rechnung für den ausgestellten Kaufauftrag aus.
Planung, Entwurf und Bau
1. OEO unterstützt das College bei der Entwicklung, Verwaltung und Konstruktion von Projekten und bietet umfassende Beratung in Bezug auf die bauliche Umgebung der Einrichtung. Dazu gehören die HCCC-Gesamtplanung, Programmierung, Designentwicklung, Baumaßnahmen und bewährte Designpraktiken. Vor der Einleitung einer Projektanfrage sollten sich Einzelpersonen mit dem zuständigen Abteilungsleiter beraten, um die spezifischen Richtlinien und Verfahren der Abteilung für die Anforderung von Arbeiten an Einrichtungen zu ermitteln.

III. Verantwortlichkeiten der Einheit im Zusammenhang mit der Gebäudenutzung

Dekane, Direktoren und Abteilungsleiter sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Raum für die zugewiesenen Zwecke und auf eine Weise genutzt wird, die die Sicherheit aller nutzt oder besucht, die die Einrichtungen fördern. Alle Mitglieder der College-Gemeinschaft sind dafür verantwortlich, die Einrichtungen auf dem Campus sorgfältig zu behandeln. alle Handlungen zu vermeiden, die gefährliche, gefährliche, unsichere oder gesundheitsschädliche Bedingungen schaffen; und alle derartigen Bedingungen zu melden, die sie möglicherweise beobachten. Das College ist darauf angewiesen, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte die Studenten, Lehrkräfte, Mitarbeiter und Besucher der Einrichtungen über deren Nutzung informieren und aufklären. Zu den Aufgaben der Abteilung gehören:

Autorisierung des Zugangs zu Räumen in Sperr- oder Sicherheitsbereichen und nach Geschäftsschluss;
Identifizierung der Zuständigkeiten der Einheit für die sichere Lagerung, Handhabung und Entsorgung gefährlicher Stoffe; und
Befolgen aller HCCC-Richtlinien und -Verfahren für Anlagenänderungen, Wartung und Reparatur.

IV. Abteilungswartungspersonal

Büros, in erster Linie autarke Einheiten (wie FLIK, Buchhandlung usw.), die speziell für Abteilungsinstandhaltung und kleine Änderungsarbeiten Personal einstellen oder dies beabsichtigen, müssen eine Absichtserklärung mit OEO haben. Diese Vereinbarungen müssen regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die von diesen Einheiten geleistete Arbeit nicht über das hinausgeht, was sicher und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften durchgeführt werden kann. Diese Vereinbarungen negieren nicht die Verantwortung der Abteilung für die Einhaltung der HCCC-Standards; Umwelt-, Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften; und Genehmigungsverfahren.

V. Büroraumzuteilung

Der Zweck des Verfahrens und der Richtlinien für die Büroraumzuteilung besteht darin, einen transparenten und fairen Prozess für die Zuteilung von Büroräumen sicherzustellen und Prioritäten für die Bürozuteilung festzulegen. Der Platz ist eine begrenzte Ressource des Colleges; daher muss er verantwortungsvoll und auf eine Weise verwaltet werden, die die Weiterentwicklung der Mission und der strategischen Prioritäten des Colleges fördert. Flexibilität muss gewahrt bleiben, um Änderungen in Funktion, Lehrplänen, Programmen und Technologien zu berücksichtigen. Dementsprechend wurde ein umfassender Rahmen für die Zuteilung und Verwaltung von Räumen, einschließlich Büroräumen, geschaffen, um die beste Nutzung und Reaktion auf aktuelle und künftige Bedürfnisse zu erreichen. Das College verpflichtet sich zu einem fairen und transparenten Prozess für alle Büroraumzuteilungen. Die Zuteilung von Büroräumen wird vom Büro für Technik und Betrieb verwaltet. Anfragen werden vom Exekutivdirektor für Technik und Betrieb mit potenziellen Benutzern koordiniert und vom entsprechenden Kabinettsmitglied genehmigt. Büroumzüge innerhalb einer Abteilung oder Einheit erfordern keine zusätzliche Genehmigung.
Richtlinien
1. Weltraumaufgaben basieren auf der Mission, den Grundwerten und den strategischen Ausrichtungen des Colleges.
2. Allen Lehrkräften und Mitarbeitern werden Büroräume oder Arbeitsräume zur Verfügung gestellt, die für die Art ihrer Arbeit geeignet sind. Wenn möglich, sollten Lehrkräfte und Mitarbeiter, die regelmäßig mit Studierenden interagieren, Zugang zu einem privaten Raum haben, in dem sie sich mit Studierenden treffen können.
3. Bei Büroflächen handelt es sich um Hochschuleigentum, das je nach Verfügbarkeit einer bestimmten Einheit oder Abteilung so zugewiesen wird, dass die Prioritäten der Hochschule am besten gefördert werden. Keine Einheit oder Division „besitzt“ den ihr zugewiesenen Raum. Die endgültige Entscheidung über die Zuteilung von Büroräumen innerhalb einer bestimmten Abteilung liegt beim entsprechenden Vizepräsidenten oder Dekan der Abteilung. In Situationen, in denen Büroflächen von verschiedenen Einheiten oder Abteilungen gemeinsam genutzt werden, müssen die Vizepräsidenten und Dekane, die diese Einheiten oder Abteilungen vertreten, gemeinsam festlegen, wie die Räume genutzt werden. Jede Einheit oder Abteilung sollte ihren Büroraumbedarf innerhalb des Raums verwalten, der der Einheit oder Abteilung zu einem bestimmten Zeitpunkt zugewiesen wurde.
4. Büroräume sollten, wie alle Raumressourcen an Hochschulen, so effizient und effektiv wie möglich genutzt werden, um programmatische und strategische Ziele bestmöglich zu erreichen.
5. Wann immer möglich werden Gemeinschaftsbüros und Großraumbüros gefördert, um den begrenzten Platz auf dem Campus effizient zu nutzen.
6. Büroräume, die einer Einheit oder Abteilung zugewiesen wurden, können je nach Bedarf und Prioritäten des Colleges einer anderen Einheit zugewiesen werden.
7. Büroräume, die aufgrund einer erheblichen Reduzierung der Programmgröße, einer Verringerung der Belegschaft oder einer Programmstreichung frei werden, fallen wieder in den Raumpool des Colleges.
8. Durch den Umzug einer Einheit in ein anderes Gebäude, Stockwerk oder eine andere Suite frei werdende Büroflächen fallen in den Flächenpool des Colleges zurück.
9. Bei einer Neuzuteilung der Räumlichkeiten werden alle betroffenen Parteien vorab informiert und konsultiert.
Prioritäten bei der Büroflächenzuteilung
1. Fest angestellte, auf Lebenszeit angestellte oder befristet angestellte Vollzeitlehrkräfte, Dozenten und Vollzeitmitarbeiter von Einheiten, die ein hohes Maß an Privatsphäre benötigen, um an vertraulichen Angelegenheiten zu arbeiten oder sich mit Studierenden, Mitarbeitern und anderen zu treffen; Dienstgrad/Dienstalter werden berücksichtigt.
2. Büros können je nach Bedarf und Verfügbarkeit privat, gemeinsam genutzt, offen oder in Kabinen untergebracht sein. Den Studierenden, denen kein privates Büro zugewiesen wurde, sollte ein privater Raum für Treffen mit den Studierenden zur Verfügung gestellt werden.
3. Jede Abteilung oder Einheit sollte die für ihre individuellen Bedürfnisse empfohlenen Bürogrößen und -typen angeben. Bei bestehenden Büros werden die Typen und Größen aufgrund der bestehenden Gebäudekonfigurationen und der Verfügbarkeit geeigneter Räume zwangsläufig von diesen Empfehlungen abweichen.
4. Die Bürozuteilung erfolgt nach Notwendigkeit, Verfügbarkeit und Eignung für den vorgesehenen Nutzungszwecke.
5. Die Zuweisung mehrerer Büros für Lehrkräfte und Mitarbeiter ist nur zulässig, wenn ein nachweislicher Bedarf besteht. Unter solchen Umständen kann einem Lehrkraft- oder Mitarbeitermitglied ein Zweitbüro zugewiesen werden (idealerweise in einer gemeinsamen Einrichtung), sofern es sich nicht im selben Gebäude/Campus wie das Hauptbüro befindet. Alle Entscheidungen im Zusammenhang mit mehreren Büros werden von Fall zu Fall getroffen und bedürfen der Genehmigung des entsprechenden Vizepräsidenten/Dekans in Absprache mit dem Kabinett.
6. Teilzeitbeschäftigten Lehrkräften und Mitarbeitern sollten nach Möglichkeit Büroräume in einer gemeinsamen Bürovereinbarung zugewiesen werden.
7. Jede Einheit sollte sicherstellen, dass alle Büros besetzt sind. Wenn Büros über einen längeren Zeitraum hinweg unbewohnt bleiben, beispielsweise während Sabbaticals oder anderen Urlaubszeiten, sollten Einheiten diese Räume nutzen, um dringenden Platzbedarf zu decken. Wenn ein Büroraum über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr nicht ausreichend genutzt wird, muss die Einheit oder Abteilung möglicherweise eine Begründung für die Aufrechterhaltung der Nutzung des Raums vorlegen.
8. Emeritierten/pensionierten Lehrkräften und Mitarbeitern können Gemeinschaftsbüros zur Verfügung gestellt werden, wenn innerhalb einer Einheit Platz vorhanden ist und sie weiterhin an den Aktivitäten der Einheit beteiligt sind. Diese Gemeinschaftsbüros sollen es einer Person ermöglichen, den Kontakt zu ihrer Einheit, ihrem Fachgebiet, ihren Kollegen und der größeren College-Gemeinschaft aufrechtzuerhalten.
9. Wenn dies möglich ist und die Einheiten ihre Raumzuweisungen aus Gründen der akademischen Interaktion und der Verwaltungseffizienz konsolidieren möchten, werden zusammenhängende Räume bereitgestellt.
10. Der Abteilungs- oder Abteilungsleiter sollte eine regelmäßige Bewertung der Büroflächenzuteilung vornehmen, um sicherzustellen, dass alle Büroflächen mit maximaler Funktionalität und Effizienz genutzt werden.
11. Offizielle Raumbestandsberichte, in denen alle Büroraumzuteilungen aufgeführt sind, werden vom Office of Engineering and Operations geführt.
12. Um eine genaue und vollständige Aufzeichnung der Raumzuteilungen zu unterstützen, überprüfen Einheiten oder Abteilungen jährlich/regelmäßig bei den Einrichtungen die Büroraumzuteilungen und die Namen des Personals, das bestimmte Räume belegen soll.
13. Das Kabinett wird das Facility Management regelmäßig auffordern, die Angemessenheit der Büroraumzuweisung einer Einheit anhand von Kriterien wie der Anzahl und Art des Personals, dem Standort, der funktionalen Anordnung und Änderungen der programmatischen Anforderungen zu bewerten und zu analysieren.
14. Ohne vorherige Genehmigung des zuständigen Abteilungsleiters in Zusammenarbeit mit dem Kabinett dürfen Büroflächen nicht an Organisationen außerhalb des Campus vergeben werden.
Kriterien für Büroflächenänderungen und -zuteilungen
1. Primäre Kriterien: Als primäre Kriterien der Antragsteller für die Zuteilung neuer oder geänderter Räumlichkeiten gelten in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit:
  - Schutz vor Bedrohungen
  - Medizinische oder ADA-Unterkunft
  - Neuer Mitarbeiter
  - Funktionale Arbeitsanforderungen
  - Betriebseffizienz im Hinblick auf den akademischen Master-Strategieplan des Colleges und/oder die Mission oder Umstrukturierung der Abteilung oder Fachrichtung
2. Sekundärkriterien: Die folgenden Kriterien werden von Antragstellern als Sekundärkriterien für die Zuteilung neuer oder geänderter Räumlichkeiten angesehen.
  - Arbeitsverhältnis
  - Rekrutierung
  - Kundenbindung
  - Dienstalter
  - Personalbezogene Angelegenheiten
3. Wenn festgestellt wird, dass eine Anfrage zur Platzzuteilung die erforderlichen Kriterien nicht erfüllt, wird sie abgelehnt. Wird ein Antrag abgelehnt, kann beim entsprechenden Kabinettsmitglied Berufung eingelegt werden. Der Einspruch muss schriftlich erfolgen und detailliert darlegen, inwieweit der Antrag alle Genehmigungsvoraussetzungen erfüllt und warum der Antrag genehmigt werden sollte. Das entsprechende Kabinettsmitglied wird sich mit den relevanten Parteien beraten und kann den abgelehnten Antrag aufheben oder die Ablehnung beibehalten. Diese Entscheidung kann mit dem gesamten Kabinett besprochen werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Die Entscheidung des Kabinettsmitglieds ist endgültig.

Genehmigt durch: Kabinett
Zugehörige Vorstandsrichtlinie: Richtlinie zu Technik und Betrieb

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