Buchhaltung - Debitorenbuchhaltung

 

I. Einleitung

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind ein bedeutender Vermögenswert für das Hudson County Community College. Die Forderungen des Kollegiums müssen verwaltet werden, um die effiziente und wirksame Einziehung aller dem Kollegium geschuldeten Schulden sicherzustellen. Dieses Verfahren gilt für alle Studierenden der Hochschule.

II. Definition

Debitorenkonto: Jede finanzielle Verpflichtung, die aus einer Verbrauchertransaktion entsteht. Forderungen sind das Ergebnis verschiedener Arten von Finanztransaktionen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Studiengebühren, Gebühren, Weiterbildungskurse mit offener Einschreibung sowie den Verkauf von Waren und Dienstleistungen.

Debitorenkorrektur: Eine Forderungsberichtigung liegt vor, wenn eine Änderung des Betrags der auf einem Konto geschuldeten Forderungen storniert oder angepasst wurde, weil das College nicht berechtigt ist, das Geld einzuziehen.

Administrative Abschreibungen: Forderungen gegenüber Studenten, die vom College zum Erlass freigegeben wurden, wenn ein Student die Schulden aufgrund unvorhergesehener Umstände anficht und der Einspruch vom Ausschuss für besondere Umstände zur Abmeldung genehmigt wird.

Schuld: Alle dem College geschuldeten Dollarbeträge, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Studiengebühren, Gebühren, Darlehen sowie den Verkauf von Waren und Dienstleistungen.

Schuldner: Eine Einzelperson, ein Unternehmen, eine gemeinnützige Organisation oder eine andere öffentliche oder private Einrichtung, einschließlich staatlicher, lokaler oder bundesstaatlicher Behörden, die für eine Schuld haftet oder gegen die ein Anspruch auf Zahlung einer Schuld besteht.

Einschränkungen: Von der Hochschule auferlegte Einschränkungen aktueller oder zukünftiger Aktivitäten von Studierenden, Lehrkräften und Mitarbeitern.

Schüler: Eine Person, deren Zulassungsantrag vom College-Zulassungsbüro bearbeitet und genehmigt wurde. Als Student gilt jede Person, die sich für einen vom College angebotenen Kurs mit oder ohne Leistungsnachweis einschreibt.

III. Verwaltung von Forderungen

Das College legt für jedes Semester einen Fälligkeitstermin für die Studiengebühren fest. Diejenigen Studenten, die keinen Zahlungsaufschub vereinbart haben, bis zum festgelegten Datum nicht den vollen Betrag bezahlt haben oder die vom Office of Financial Aid, riskieren, von ihren Kursen abgemeldet zu werden. Das College streicht Studenten von der Einschreibung, wenn sie die Studiengebühren nicht bezahlen. Die Termine für die Abmeldung von Studenten werden vom Office of Enrollment Services festgelegt. 

Das College verfügt über schriftliche Richtlinien und Verfahren zur Verwaltung des Debitorenprozesses für die folgenden Kategorien:

      1. Unterabschnitt A. Studiengebühren und Gebühren
      2. Unterabschnitt B. Feststellung von Forderungen
      3. Unterabschnitt C. Zahlungsoptionen
      4. Unterabschnitt D. Zahlungsbedingungen
      5. Unterabschnitt E. Abrechnung
      6. Unterabschnitt F. Sammlungen
      7. Unterabschnitt G. Administrative Abschreibungen
      8. Unterabschnitt H. Voraussetzungen für die Sperrung von Studentenunterlagen
      9. Unterabschnitt I. Rückerstattungen
      10. Unterabschnitt J. Formular 1098-T, Studiengebührenbescheinigung
      11. Unterabschnitt K. Krankenversicherung für Studierende

Unterabschnitt A. Studiengebühren und Gebühren

Standardstudiengebühren und -gebühren unterliegen jedes Studienjahr der Genehmigung des Kuratoriums. Auch andere kursbezogene Gebühren unterliegen während des gesamten akademischen Jahres der Genehmigung des Kuratoriums.  
Es gibt drei Arten von Studiengebühren:

            1. Einwohner von Hudson County
            2. Einwohner außerhalb des Landkreises
            3. Ausländische und internationale Einwohner

Unterabschnitt B. Feststellung von Forderungen

Es liegt in der Verantwortung der Hochschule, die Zahlungsbedingungen zum Zeitpunkt der Kontoerstellung festzulegen. Die Schuld muss vom Studierenden oder sonstigen Schuldner zum Zeitpunkt der Kontoerstellung anerkannt werden. Die Bestätigung muss schriftlich oder durch Abschluss des automatisierten Registrierungsprozesses erfolgen und zeigt an, dass der Schuldner die Bedingungen für Zahlungsverpflichtungen akzeptiert hat.
Die Forderungsverpflichtung wird bei der erstmaligen Eröffnung des Kontos in das System von Ellucian Colleague (Nebenbuch der Studenten) eingetragen.

Unterabschnitt C. Zahlungsoptionen

1. Zahlungsart

Das College akzeptiert zur Zahlung persönliche Schecks, Bankschecks und Zahlungsanweisungen. Zahlungen per Kreditkarte (MasterCard, VISA, Discover und American Express) werden ebenfalls akzeptiert.  

Zahlungen können über das College über unsere Liberty Link-Plattform erfolgen (online über den folgenden Link: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studienfinanzierung > Eine Zahlung ausführen), telefonisch und persönlich. Barzahlungen müssen in US-Dollar erfolgen. Um eine ordnungsgemäße Buchung zu gewährleisten, wird empfohlen, bei allen Zahlungen auf allen Schecks oder Zahlungsanweisungen den Namen und die ID-Nummer des Schülers anzugeben.
 
Alle vom United State Postal Service gesendeten Zahlungen und Korrespondenz sollten an die unten angegebene Adresse gesendet werden. Zahlungen werden innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt auf Studentenforderungen verrechnet.
 
Hudson County Community College
Zu Händen: Studentenkonten/Stipendiatenbüro
70 Sip Avenue, 1. Etage
Jersey City, NJ 07306

Monatlicher Zahlungsplan
Für Studierende, die für das Herbst- und Frühjahrssemester eingeschrieben sind, steht ein Zahlungsaufschubplan zur Verfügung, um bei der Zahlung von Studiengebühren und Gebühren zu helfen und Kurse für das Semester zu sichern. Es fällt eine (nicht erstattungsfähige) Zahlungsaufschubgebühr von 25 $ pro Semester an, um die Kosten für die Verwaltung dieses Programms zu decken. Studierende können Zahlungsaufschubpläne über die College Liberty Link-Plattform vereinbaren (online über den folgenden Link: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studienfinanzierung > Eine Zahlung leisten > Zahlungsplan erstellen), telefonisch und persönlich. Studierende müssen bereit sein, ihre erste Zahlung zu leisten, bevor der Zahlungsplan in Kraft tritt. Es sind keine Zahlungspläne für Sommersemester, Wintersemester oder für überfällige Beträge verfügbar. Nachdem sich ein Student für einen Zahlungsplan angemeldet und seine erste Zahlung geleistet hat, wird er für dieses Semester nicht von seinen Lehrveranstaltungen abgemeldet.

Financial Aid
Studierende können finanzielle Unterstützung beantragen, um die Zahlung ihrer Studiengebühren zu erleichtern. Das Büro für Financial Aid bestimmt die Berechtigung für verschiedene Arten von Finanzhilfen und die tatsächliche Auszahlung der meisten vom Amt verwalteten Mittel. Wenn die Finanzhilfen eines Studenten noch nicht vollständig ausgezahlt wurden und/oder aus irgendeinem Grund zurückgezogen wurden, ist der Student weiterhin für die Zahlung des Restbetrags der geschuldeten Studiengebühren und Gebühren verantwortlich. Wenn Studenten Fragen zu Finanzhilfen, einschließlich Darlehen, haben, sollten sie sich an das Amt für Financial Aid direkt.

Unterabschnitt D. Zahlungsbedingungen

Studierende mit unbezahlten Forderungen, die keine zufriedenstellenden Vereinbarungen mit dem Studentenkonto-/Schatzamt zur Begleichung der Forderungen getroffen haben oder die bis zur Frist jedes Semesters keine finanzielle Unterstützung erhalten haben, können von den Kursen abgemeldet werden. Zahlungsfristen sind auf den Anmelde- und Rechnungsbelegen angegeben und können elektronisch unter abgerufen werden. https://myhudson.hccc.eduUnd bei https://www.hccc.edu/tuition. 
 
Nach Abschluss des Studiums oder einem anderen Austritt aus dem College sind die Studierenden für die pünktliche Zahlung aller offenen Beträge an das College verantwortlich. Erfolgt keine Zahlung, wird das Konto an eines der Inkassobüros des Colleges weitergeleitet. 

Unterabschnitt E. Abrechnung

Studierende können ihre Konten online einsehen; und Papierrechnungen werden monatlich ausgestellt.
Das College schickt dem Schuldner mindestens 30 Tage vor der Weiterleitung an ein Inkassobüro eine einheitliche gedruckte Rechnung per Post. 

Bei überfälligen Konten schickt das College dem Schuldner mindestens 30 Tage vor der Übergabe des Kontos an ein Inkassobüro eine einheitliche gedruckte Rechnung per Post.

Unterabschnitt F. Sammlungen

Ungelöste überfällige Konten über 500 $ werden an eines der Inkassobüros, Allied Account Services oder Transworld Systems, in alphabetischer Reihenfolge gesendet. Überfällige Salden werden im Ellucian-System vermerkt und geben an, an welches Inkassobüro die Schulden gesendet werden. Studenten mit überfälligen Schulden unterliegen Registrar- und Registrierungsbeschränkungen, bis die Schulden vollständig beglichen sind. 

Nach Vorlage ausreichender Bestätigungsdokumente an das College können die im Konkurs beglichenen Studentenschulden vom College abgeschrieben werden und das Inkassoverfahren wird eingestellt.

Unterabschnitt G. Administrative Abschreibungen

Studierende, die unvorhergesehene Umstände erleben, können Notenänderungen und/oder Anpassungen der Studiengebühren beantragen, indem sie einen Antrag auf Rücktritt aufgrund besonderer Umstände ausfüllen. Ausgefüllte Anträge werden alle zwei Wochen von einem Ausschuss geprüft, der aus dem Direktor für Studentenkonten/Schatzmeister, dem Vizepräsidenten für Studentenangelegenheiten und Einschreibung, dem stellvertretenden Dekan von Financial Aid und der stellvertretende Dekan des Center of Student and Academic Success. Wenn eine Anpassung der Studiengebühren genehmigt wird, wird für die beantragten Kurse eine administrative Abschreibung vorgenommen.

Unterabschnitt H. Voraussetzungen für die Sperrung von Studentenunterlagen

Studierenden, deren Konten über Guthaben verfügen, wird der Zugriff auf die Unterlagen des Registrars verweigert. Darüber hinaus ist es Studenten mit einem Guthaben auf ihrem Studentenkonto von mehr als 500 US-Dollar nicht gestattet, sich für zukünftige akademische Semester anzumelden.  

Bei Studierenden, deren Konten an ein Inkassobüro weitergeleitet werden, wird eine Registrierungs- und Registrierungssperre verhängt, bis der Saldo vollständig beglichen ist.

Zurückgegebene Schecks 

Für jeden zurückgegebenen Scheck, den der Student an das College ausstellt, wird eine Gebühr von 25 US-Dollar erhoben. Darüber hinaus werden für Studenten, deren Schecks zurückgegeben wurden, Beschränkungen auf ihre Konten angewendet, sodass diese Studenten das College in Zukunft nicht mehr per Scheck bezahlen können.

Unterabschnitt I. Rückerstattungen

Das Studentenkonto-/Schatzamt bearbeitet wöchentlich Rückerstattungen an Studenten. Rückerstattungen, die aus Kreditkartenzahlungen stammen, werden der für die Zahlung verwendeten Kreditkarte gutgeschrieben. Financial Aid Rückerstattungen werden in Form von per Post versandten Schecks und E-Schecks generiert. Alle Schecks werden von der Kreditorenbuchhaltungsabteilung bearbeitet.

Unterabschnitt J. Formular 1098-T, Studiengebührenbescheinigung

Jedes Jahr im Januar erstellt das Büro für Studentenkonten/Stipendiaten das Formular 1098-T, Steuererklärungen für Studiengebühren für Studenten. Studenten mit fehlenden Sozialversicherungsnummern erhalten per Post und E-Mail Benachrichtigungen, um diese Informationen zweimal im Jahr an die Studentenkonten-/Stipendiatenstelle zu übermitteln.

Unterabschnitt K. Krankenversicherung für Studierende

Aufgrund eines am 5. Juli 2013 in Kraft getretenen Gesetzes ist das College nicht länger verpflichtet, seinen Studenten eine Krankenversicherung anzubieten. 
 
Studierenden, die eine Krankenversicherung abschließen möchten, wird empfohlen, die folgenden beiden Websites zu besuchen, um sich über ihre Krankenversicherungsoptionen zu informieren:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm 
https://www.healthcare.gov/

Vom Kabinett genehmigt: Juli 2021
Zugehörige Vorstandsrichtlinie: Richtlinie zu Forderungen

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