Finanzen - Budgetierungsverfahren

 

Verfahren der Finanzabteilung zur Budgetierung

I. Einleitung

Das Budget des Hudson County Community College („College“) ist ein Planungsinstrument, das die Programme, die Mission und den strategischen Plan des Colleges widerspiegelt. Der Budgetierungsprozess beginnt mindestens sechs (6) Monate vor dem Ende des Geschäftsjahres, damit genügend Zeit bleibt, damit das vorgeschlagene Budget vor Beginn des neuen Geschäftsjahres vom Kuratorium des Colleges geprüft und genehmigt werden kann.

II. Budgetierungsprozess

  1. Vor Beginn des Geschäftsjahres entwickelt der Vizepräsident für Wirtschaft und Finanzen/CFO des Kollegiums einen Zeitplan für den Budgetierungsprozess, der das Startdatum und die Zeit umfasst, die für die Überprüfung und Genehmigung des vorgeschlagenen Budgets durch den Vorstand erforderlich ist Treuhänder. 
  2. Die Budgetvorlage wird an die Budgetverantwortlichen der Abteilung gesendet, damit diese die geplanten Ausgaben ihrer Abteilung für das Geschäftsjahr eintragen können. Die Budgetverantwortlichen priorisieren die Ausgaben ihrer Abteilung anhand der Programmbereitstellungsziele, der finanziellen Ziele der Organisation und der im strategischen Plan des Colleges festgelegten Jahresziele. 
  3. Es wird eine Haushaltsanhörung mit dem Finanzamt durchgeführt, um die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen zu verstehen. Bei dieser Anhörung wird den Haushaltsverantwortlichen die Möglichkeit gegeben, den voraussichtlichen Finanzbedarf ihrer jeweiligen Abteilungen zu erläutern.
  4. Nach der Haushaltsanhörung füllen die Haushaltsbeauftragten die erforderlichen Vorlagen für den Haushaltsbedarf aus und senden sie zur Konsolidierung an die Buchhaltungsabteilung zurück. 
  5. Der Ausgabenplan wird von der Buchhaltungsabteilung erstellt und dem Vizepräsidenten für Wirtschaft und Finanzen/CFO zur Prüfung übermittelt. 
  6. Der Einnahmenplan wird vom Vizepräsidenten für Wirtschaft und Finanzen/CFO erstellt.
  7. Der Haushaltsentwurf wird vom Präsidenten geprüft und etwaige Änderungen oder Abteilungsvorschläge werden empfohlen.
  8. Nach Prüfung und Genehmigung durch den Präsidenten wird das Budget dem Kuratorium zur Genehmigung gemäß geltendem Recht vorgelegt.
  9. Alle Haushaltsentscheidungen und die ihnen zugrunde liegenden Annahmen müssen dokumentiert werden.
  10. Nach der Genehmigung durch das Kuratorium wird das genehmigte Budget in das Colleague-System aufgenommen und ein Budget Export Selection (BUXS)-Bericht erstellt. Dieser Bericht wird mit der Excel-Tabelle verglichen, um sicherzustellen, dass alle Beträge eingegeben wurden und korrekt sind.
  11. Der genehmigte Haushalt wird auf dem College-Portal verfügbar gemacht und vom Haushaltsbeauftragten der Abteilung überwacht.
  12. Fragen zum Budget sind dem Rechnungshof zur Prüfung und ggf. Beantwortung vorzulegen und ggf. Änderungen vorzunehmen, sofern erforderlich.

Vom Kabinett genehmigt: Juli 2021
Verwandte Vorstandsrichtlinien: Finanzen

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