Beschaffungspolitik

ZWECK

Der Zweck dieser Beschaffungsrichtlinie besteht darin, die Verfahren festzulegen, die befolgt werden müssen, damit die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen den geltenden Gesetzen entspricht.

POLITIK

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen unterliegt verschiedenen Gesetzen. Das College und sein Kuratorium („Vorstand“) verpflichten sich zur Einhaltung aller Gesetze, um benötigte Waren und Dienstleistungen effizient und effektiv einzukaufen. Es ist die Politik des Hudson County Community College, alle Waren und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zu beschaffen, einschließlich des New Jersey County College Contracts Law, NJSA 18A:64A-25.1, ff.

Der Vorstand delegiert die Verantwortung für die Entwicklung von Verfahren und einem System interner Kontrollen für den Einkauf an den Präsidenten. Für die Umsetzung der Richtlinie ist das Finanzamt verantwortlich.

Genehmigungsmatrix

Genehmigt: Januar 2022
Genehmigt durch: Kuratorium
Kategorie: Einkauf
Unterkategorie: Beschaffung
Geplante Überprüfung: Juni 2024
Zuständige Stelle(n): Finanzen

HCCC PEC-Treffen – August 2022

Verfahren

I. EINLEITUNG

Der Zweck der Beschaffungsvorschriften besteht darin, grundlegende Richtlinien für die Beschaffung aller Waren und Dienstleistungen im Einklang mit den geltenden Gesetzen festzulegen.

1. Käufe unter 20 % der Gebotsschwelle der Hochschule
   1. Gemäß NJSA 18A:64A-25.19 können Käufe, Verträge oder Vereinbarungen, deren Wert auf weniger als zwanzig Prozent (20 %) der aktuellen Gebotsschwelle des College (8,320 $ am 1. Juli 2023) geschätzt wird, nach der Einholung eines Angebots oder Vorschlags vergeben werden.
      2. Von Anbietern ist eine Unternehmensregistrierungsbescheinigung erforderlich, wenn der Kauf 15 % des Gebotsschwellenwerts des Colleges (6,240 USD zum 1. Juli 2023) überschreitet und die Dienstleistungen in New Jersey erbracht werden. NJSA 52:32-44, ff.
      3. Für die Bestellanforderung ist die Genehmigung des Büro-/Abteilungsleiters und/oder des Vizepräsidenten der Abteilung erforderlich.
2. Zwischen 20 % der Gebotsschwelle des Colleges und 17,499 $
   1. Gemäß NJSA 18A:64A-25.19 müssen, wann immer möglich, vor der Vergabe des Kaufs mindestens zwei (2) Angebote eingeholt werden. Die Auftragsvergabe erfolgt auf der Grundlage des niedrigsten eingegangenen verantwortungsvollen Angebots, das für das College am vorteilhaftesten ist, unter Berücksichtigung des Preises und anderer Faktoren. Erfolgt der Zuschlag nicht an den Anbieter mit dem niedrigsten Angebot, ist beim Kauf eine Begründung hierfür zu hinterlegen. Pro College-Praxis sollten, wenn möglich, drei (3) Angebote eingeholt werden.
      
      1. Wenn mehrere Angebote erforderlich sind, ist das jeweilige Büro/die jeweilige Einheit für die Einholung mehrerer Angebote verantwortlich. Das Beschaffungsbüro wird mit dem Büro/der Einheit zusammenarbeiten, um bei Bedarf bei der Suche nach potenziellen alternativen Anbietern behilflich zu sein.
   2. Zu den weiteren Ausnahmen vom Verfahren der Mehrfachangebote zählen die Verwendung von Staatsverträgen (NJSA 18A:64A-25.9), gemeinsame Einkäufe mit anderen County Colleges, Gemeinden oder Landkreisen, in denen sich das County College befindet, Hochschulen oder anderen Regierungsstellen gemäß dem Local Public Contracts Law (NJSA 18A:64A-25.10), kooperative Preissysteme gemäß den Gesetzen von New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) und landesweit anerkannte und akzeptierte kooperative Einkaufsvereinbarungen (NJSA 18A:64A-25.11a (b)).
   3. Zu den Faktoren, die bei der Vergabe des Auftrags an das nicht niedrigste Angebot berücksichtigt werden können, zählen (jedoch ohne Beschränkung hierauf):
      
      1. Vorerfahrung (einschließlich vorheriger Erfahrung mit HCCC)
      2. Literaturhinweise
      3. Standort (sofern die physische Nähe des Verkäufers für einen effizienten und wirtschaftlichen Kauf oder die Vertragserfüllung erforderlich ist)
   4. Für eine Bestellanforderung ist die Genehmigung des Büro-/Abteilungsleiters und/oder des stellvertretenden Abteilungsleiters erforderlich.
3. Zwischen 17,500 USD und der Gebotsschwelle des Colleges - faires und offenes Verfahren
   1. Anstelle der Einholung mehrerer Angebote gemäß NJSA 18A:64A-25.19 kann das College für Käufe zwischen 17,500 USD und dem Gebotsschwellenwert des Colleges ein faires und offenes Verfahren verwenden. Dabei wird eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) für mindestens zehn (10) Tage auf der Website des Colleges veröffentlicht. Der Auftrag kann auf der Grundlage des niedrigsten eingegangenen, verantwortungsbewussten Angebots vergeben werden, das für das College am vorteilhaftesten ist, wobei Preis und andere Faktoren berücksichtigt werden. Wenn der Auftrag nicht an den Anbieter mit dem niedrigsten Angebot vergeben wird, wird eine Erklärung mit den Gründen dafür bei diesem Kauf hinterlegt.
   2. Eine Business Entity Disclosure Certification (BEDC) ist nicht erforderlich, wenn ein faires und offenes Verfahren durch Veröffentlichung der RFP auf der Website des Colleges verwendet wird.
   3. Zu den weiteren Ausnahmen vom Verfahren der Mehrfachangebote zählen die Verwendung von Staatsverträgen (NJSA 18A:64A-25.9), gemeinsame Einkäufe mit anderen County Colleges, Gemeinden oder Landkreisen, in denen sich das County College befindet, Hochschulen oder anderen Regierungsstellen gemäß dem Local Public Contracts Law (NJSA 18A:64A-25.10), kooperative Preissysteme gemäß den Gesetzen von New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) und landesweit anerkannte und akzeptierte kooperative Einkaufsvereinbarungen (NJSA 18A:64A-25.11a (b)).
   4. Für die Bestellanforderung ist die Genehmigung des Büro-/Abteilungsleiters, des Abteilungs-Vizepräsidenten, des CFO oder einer bevollmächtigten Person erforderlich.
4. Zwischen 17,500 US-Dollar und der Gebotsschwelle des Colleges – unfaires und offenes Verfahren
   1. Gemäß NJSA 18A:64A-25.19 müssen, soweit möglich, mindestens zwei (2) Angebote eingeholt werden, bevor der Auftrag erteilt wird. Der Auftrag wird auf der Grundlage des niedrigsten, für das College günstigsten Angebots erteilt, wobei Preis und andere Faktoren berücksichtigt werden. Wenn der Auftrag nicht an den Lieferanten mit dem niedrigsten Angebot vergeben wird, muss eine Erklärung mit den Gründen dafür bei diesem Kauf hinterlegt werden. Gemäß der College-Praxis sollten, soweit möglich, drei (3) Angebote eingeholt werden.
   2. Eine Business Entity Disclosure Certification (BEDC) ist erforderlich, um einen Vertrag an Lieferanten zu vergeben, wenn ein nicht fairer und offener Prozess befolgt wird. Die Vertragsverwaltungssysteme von Colleague und Bonfire speichern alle BEDCs.
   3. Für alle Käufe unterhalb der Gebotsschwelle des College ist ein Beschluss des Kuratoriums zur Vergabe erforderlich, es sei denn, es liegt ein Beschluss des Kuratoriums vor, der dem Auftraggeber die Genehmigung erteilt, Aufträge bis zur Gebotsschwelle zu vergeben. Der Direktor für Verträge und Beschaffung wurde ermächtigt, Aufträge bis zur Gebotsschwelle (41,600 $ ab 1. Juli 2023) zu vergeben. NJSA 18A:64A-25.3 (siehe weitere Erläuterung unten).
   4. Es gelten die gleichen Ausnahmen von der Pflicht zur Einholung mehrerer Angebote wie oben.
   5. Für die Bestellanforderung ist die Genehmigung des Büro-/Abteilungsleiters, des Abteilungs-Vizepräsidenten, des CFO oder einer bevollmächtigten Person erforderlich.
5. Käufe unterhalb der Gebotsschwelle des Colleges - Beschluss zur Ermächtigung des Direktors für Verträge und Beschaffung, Aufträge unterhalb der Gebotsschwelle zu vergeben
   1. Gemäß NJSA 18A:64A-25.3 können Käufe, Verträge oder Vereinbarungen für die Ausführung von Arbeiten oder die Bereitstellung oder Anmietung von Materialien oder Zubehör, deren Kosten oder Preis die Gebotsschwelle eines Colleges nicht überschreiten, von einem Vertragsagenten getätigt, ausgehandelt und vergeben werden, wenn dies durch einen Beschluss des Kuratoriums genehmigt wurde, ohne dass hierfür eine öffentliche Ausschreibung und Ausschreibung erfolgt. Der Direktor für Verträge und Beschaffung muss bei der Vergabe von Verträgen die Verfahren des County College Contracts Law befolgen. Gemäß der College-Praxis sollten, wenn möglich, drei (3) Angebote eingeholt werden.
   2. Sofern keine Ausnahme besteht, müssen mehrere Angebote eingeholt werden. Für die Einholung von Angeboten gelten die gleichen Ausnahmen wie oben.
   3. Für die Bestellanforderung ist die Genehmigung des Kuratoriums sowie des Direktors für Verträge und Beschaffung erforderlich.
6. Käufe, die der Gebotsschwelle entsprechen oder diese überschreiten
   1. Artikel mit einem Wert über dem Gebotsschwellenwert des College müssen öffentlich ausgeschrieben und angeboten werden, sofern sie nicht gemäß 18A:64A-25.5 oder einem anderen Gesetz ausgenommen sind, und müssen der Play-to-Play-Richtlinie 6.4 entsprechen. Der Direktor für Verträge und Beschaffung erstellt zusammen mit dem Direktor der Abteilung und/oder dem CFO oder einem Beauftragten Ausschreibungsspezifikationen oder eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Ausschreibungsfreie Beschaffungen (ausgenommen professionelle Dienstleistungen) erfordern weiterhin die Einholung mehrerer Angebote gemäß NJSA 18A:64A-25.5.
   2. Die Liste der Ausnahmen für öffentliche Ausschreibungen finden Sie in NJSA 18A:64A-25.5. und umfassen Folgendes:
      1. Professionelle Dienste;
      2. Außerordentliche, nicht spezifizierbare Dienstleistungen („EUS“) und Produkte, die nicht angemessen durch schriftliche Spezifikationen beschrieben werden können, jedoch vorbehaltlich der Verfahren, die, soweit möglich, mit einer öffentlichen Ausschreibung vereinbar sind;
      3. Materialien oder Zubehör, die nicht von mehr als einem Anbieter erhältlich sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Materialien oder Zubehör, die patentiert oder urheberrechtlich geschützt sind;
      4. Von HCCC-Mitarbeitern durchgeführte Arbeiten;
      5. Drucken von rechtlichen Hinweisen und Dokumenten, die in Gerichtsverfahren verwendet werden;
      6. Lehrbücher, Bibliotheksmaterialien und spezialisierte Bibliotheksdienste;
      7. Verpflegungsdienstleistungen und -dienstleistungen, einschließlich Lebensmittellieferungs- und Managementverträgen für Studierendenzentren, Speisesäle und Cafeterias;
      8. Dienstleistungen, die von einem öffentlichen Versorgungsunternehmen erbracht werden, das der Gerichtsbarkeit des Board of Public Utilities (BPU) unterliegt, gemäß den vom BPU genehmigten Tarifen und Gebührenlisten;
      9. Gerätereparaturservice, sofern es sich um einen EUS handelt, einschließlich der erforderlichen Teile;
      10. Spezialmaschinen oder -geräte technischer Art, die die Erstellung von Spezifikationen und deren Beschaffung ohne Werbung im öffentlichen Interesse nicht vernünftigerweise ermöglichen;
      11. Versicherungen, einschließlich Deckungs- und Beratungsleistungen, die gemäß den Anforderungen für ein EUS beschafft werden müssen;
      12. Veröffentlichung rechtlicher Hinweise in Zeitungen, soweit gesetzlich vorgeschrieben;
      13. Erwerb von Artefakten oder anderen Gegenständen mit einzigartigem, künstlerischem oder historischem Charakter;
      14. Einzug fälliger Beträge aus Studiendarlehen, insbesondere staatlicher Studiendarlehen;
      15. Professionelle Beratungsdienste;
      16. Unterhaltung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Theateraufführungen, Band- und andere Konzerte, Filme und andere audiovisuelle Produktionen;
      17. Verträge, bei denen Mittel aus von Studenten erhobenen oder eingezogenen Gebühren für studentische Aktivitäten verwendet werden, die nicht der direkten Kontrolle des Colleges unterliegen und von Studentenorganisationen ausgegeben werden;
      18. Drucksachen, insbesondere Kataloge, Jahrbücher und Kursankündigungen;
      19. Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Nutzung, Unterstützung oder Wartung proprietärer Computerhardware, Softwareperipheriegeräte und Systementwicklung für die Hardware;
      20. Personalanwerbung und Personalwerbung, insbesondere Werbung zur Studentenwerbung;
      21. Bildungsmaterialien, Bücher, Kleidung usw., die von einer Buchhandlung einer Kreishochschule oder von einer Dienstleistungs- oder Verwaltungsgesellschaft gekauft wurden, die mit einer Kreishochschule einen Vertrag über den Betrieb einer Buchhandlung einer Kreishochschule abgeschlossen hat;
      22. Kauf oder Miete von Abschlusskappen und -roben sowie Auszeichnungszertifikaten oder -plaketten;
      23. Ausgaben für Reisen oder Konferenzen;
      24. Artikel, die bei Anbietern zu Preisen unterhalb der staatlichen Vertragspreise für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung erhältlich sind und die die Bedingungen des Staatsvertrags erfüllen oder übertreffen;
      25. Käufe, die mit den Vereinigten Staaten, dem Bundesstaat New Jersey, einem County oder einer Gemeinde oder einem Gremium, Körperschaft oder Beamten, einer Agentur oder Behörde oder einem anderen Bundesstaat oder einer Unterteilung davon getätigt oder abgeschlossen wurden.
   3. Weitere Ausnahmen von öffentlichen Ausschreibungen umfassen die Verwendung staatlicher Verträge (NJSA 18A:64A-25.9), den gemeinsamen Einkauf mit anderen County Colleges, Gemeinden oder Landkreisen, in denen sich das County College befindet, Hochschulen oder anderen Regierungseinheiten gemäß das Gesetz über lokale öffentliche Aufträge (NJSA 18A:64A-25.10),
      kooperative Preissysteme, die nach den Gesetzen von New Jersey eingerichtet wurden (NJSA 18A:64A-25.11a (a)) und national anerkannte und akzeptierte kooperative Einkaufsvereinbarungen (NJSA 18A:64A-25.11a (b)).
   4. Um die Notwendigkeit der Einholung einer Offenlegungsbescheinigung für Geschäftseinheiten zu vermeiden, sollte ein faires und offenes Verfahren für Beschaffungen ohne Ausschreibung in Betracht gezogen werden.
   5. Dritte, die die Angebotsspezifikationen oder die Angebotsanfrage verfassen oder bei deren Erstellung mithelfen, sind nicht berechtigt, für denselben Auftrag ein Angebot abzugeben oder einen Vorschlag einzureichen.
   6. Der öffentliche Zuschlag, der eine öffentliche Ausschreibung von Angeboten erfordert, wird vom Kuratorium an den günstigsten Bieter vergeben. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Professionelle Dienstleistungen:
      1. Gemäß NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1) sind Verträge, deren Gegenstand professionelle Dienstleistungen sind, von öffentlichen Ausschreibungen ausgenommen.
      2. Gemäß NJSA 18A:64A-25.19 sind für professionelle Dienstleistungsverträge keine Mehrfachangebote erforderlich.
      3. Ein BEDC ist nicht erforderlich, wenn ein fairer und offener Prozess zur Beschaffung eines professionellen Dienstleistungsvertrags verwendet wird.
      4. Professionelle Dienstleistungen werden definiert als „Dienstleistungen, die von einer Person erbracht oder ausgeführt werden, die gesetzlich zur Ausübung eines anerkannten Berufs berechtigt ist und deren Ausübung gesetzlich geregelt ist, und deren Erbringung fortgeschrittene Kenntnisse in einem Lernbereich erfordert, die durch eine längere formale Ausbildung erworben wurden.“ Fachlicher Lehr- und Studiengang im Unterschied zum allgemeinen akademischen Unterricht, zur Lehrlingsausbildung oder zur Ausbildung. Als professionelle Dienstleistungen gelten auch Dienstleistungen, die bei der Ausführung von Werken erbracht werden, die originellen und kreativen Charakter haben und in einem anerkannten Bereich künstlerischer Tätigkeit erbracht werden.“
   8. Notkäufe:
      1. Gemäß NJSA 18A:64A-25.6 kann jeder Kauf von der Hochschule ohne öffentliche Ausschreibung von Angeboten getätigt, ausgehandelt oder vergeben werden, wenn ein Notfall, der die Gesundheit, Sicherheit oder das Wohlergehen der Bewohner des Hochschulgeländes beeinträchtigt, die sofortige Lieferung der Materialien erfordert oder Lieferungen oder die Ausführung der Arbeit.
      2. Ein schriftlicher Kaufantrag des für das Gebäude, die Anlage oder die Ausrüstung, in der der Notfall aufgetreten ist, verantwortlichen Mitarbeiters muss beim Direktor für Verträge und Beschaffung eingereicht werden. Darin müssen die Art des Notfalls, der Zeitpunkt seines Auftretens und die Notwendigkeit der Inanspruchnahme der Ausnahmeregelung für Notkäufe beschrieben werden. Der Präsident und der Direktor für Verträge und Beschaffung sind befugt, einen Kaufvertrag zu vergeben, wenn der Direktor davon überzeugt ist, dass ein Notfall vorliegt.
      3. Nach der Erbringung der Arbeiten, Materialien oder Lieferungen hat der Auftragnehmer Anspruch auf Bezahlung und das College ist verpflichtet,
      4. Für Notkäufe sind keine Mehrfachangebote erforderlich.
   9. Für die Bestellanforderung ist die Genehmigung des Büro-/Abteilungsleiters, des Abteilungs-Vizepräsidenten, des CFO oder einer bevollmächtigten Person erforderlich.
7. Ausführung von Verträgen
   1. Alle Verträge werden zur Prüfung in Zusammenarbeit mit dem Rechtsberater der Hochschule an den Direktor für Verträge und Beschaffung weitergeleitet. Die Verträge werden dann vom CFO geprüft und dem Präsidenten oder seinem Beauftragten zur Unterzeichnung weitergeleitet.
   2. Büro-/Einheitsleiter sind nicht befugt,
   3. Der Direktor für Verträge und Beschaffung kann Verträge ausführen, die in die vom Kuratorium erteilte Autorität des Direktors fallen (Verträge unterhalb der Gebotsschwelle).
   4. Für eine Bestellanforderung ist die Genehmigung des Präsidenten, des Finanzvorstands und/oder des Direktors für Verträge und Beschaffung erforderlich.
8. Computerausstattung – Hard- und Software
   1. Der CIO wird mit dem Direktor für Verträge und Beschaffung zusammenarbeiten, um alle ITS-Ausrüstungsanfragen für das College zu akquirieren.
   2. Ein Ausrüstungsbegründungsformular muss von allen Parteien ausgefüllt und genehmigt werden. Nach Genehmigung des Begründungsformulars muss die Abteilung eine Anforderung ausfüllen.
   3. Nach Genehmigung der Anforderung wird die Bestellung erstellt und an den Lieferanten weitergeleitet.
   4. Die IT-Abteilung übernimmt die Entgegennahme, Konfiguration und Installation der Geräte.
   5. Für eine Bestellanforderung ist die Genehmigung des Divisional Vice President, CFO, CIO und/oder Director of Contracts and Procurement erforderlich.
9. Lieferantenvielfalt
   1. Werbung für Ausschreibungen und Angebotsanfragen („RFP“)
      1. Die Einkaufsabteilung veröffentlicht Angebote und Ausschreibungen auf der College-Website für alle lokalen und vielfältigen Unternehmen zur fairen und offenen Ausschreibung
      2. Um eine vielfältige Auswahl an Angeboten zu gewährleisten, werden Unternehmen im Besitz von Frauen (WBE), Unternehmen im Besitz von Minderheiten (MBE), Unternehmen im Besitz von Veteranen (VBE oder VOSB), Unternehmen im Besitz wirtschaftlich benachteiligter Personen (DBE) und Unternehmen im Besitz von LGBT-Personen (LGBTBE) über die Verfügbarkeit von Angeboten informiert.
      3. Überprüft Angebote, um sicherzustellen, dass die Spezifikationen für Menschen mit Behinderungen eingehalten werden.
      4. Untersuchen Sie, ob eingereichte Lieferanten sich für eine Lieferantenvielfalt-Gruppe bewerben.
   2. Engagement der Diversity-Gruppe
      1. Priorisiert verschiedene Anbieter, die durch staatliche Verträge und Genossenschaften überprüft wurden.
      2. Der Direktor für Verträge und Beschaffung ist in vielen Diversity-Gruppen sowie gemeinsamen Einkaufsgruppen engagiert, um Informationen über verschiedene Unternehmen unterschiedlicher Ethnizität zu erhalten und so die Einkaufsmacht zu diversifizieren.
      3. Bleiben Sie weiterhin Mitglied im New York/New Jersey Minority Supplier Diversity Council, das Listen zertifizierter Minderheitenlieferanten bereitstellt.
      4. Die Anbieter trafen sich im Rahmen verschiedener Konferenzen, Seminare und Workshops zum Thema Lieferantenvielfalt in Zusammenarbeit mit der Abteilung für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion sowie den Diversity-Organisationen des Hudson County, der Stadt Jersey und des Staates.

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