Buchhaltung – Reisekostenerstattungsverfahren

 

Verfahren der Buchhaltungsabteilung zur Reisekostenerstattung

I. Einleitung

Der Zweck dieses Reiseverfahrens besteht darin, die grundlegenden Richtlinien für alle Mitarbeiter, definiert als Angestellte des Staates New Jersey, festzulegen, die in offizieller Geschäftsreise des Hudson County Community College („College“) reisen. Die Absicht dieses Verfahrens besteht darin, dass der einzelne Reisende bei einer offiziellen Geschäftsreise des College weder persönliches Geld gewinnt noch verliert. Alle erstattungsfähigen Reisen müssen vor Reiseantritt genehmigt werden. Alle genehmigten Reisen müssen für das Erreichen der Ziele oder die Erfüllung der Verantwortlichkeiten einer bestimmten Abteilung unerlässlich sein und müssen für das College auf die wirtschaftlichste und praktischste Weise durchgeführt werden.

  1. Die Richtlinie des College besteht darin, Mitarbeitern angemessene und notwendige Ausgaben zu erstatten, die im Zusammenhang mit genehmigten Geschäftsreisen entstehen.
  2. Ein Mitarbeiter, der aus College-bezogenen Gründen verreisen muss, muss nach vorläufiger Genehmigung durch seinen Vorgesetzten ein Reiseantragsformular (wenn die Reisekosten voraussichtlich 100 USD übersteigen) und, falls erforderlich, ein Scheckantragsformular ausfüllen. Der Reisezweck und die Kontonummer der Finanzierungsquelle(n), die zur Deckung der Reisekosten zur Verfügung steht, müssen auf den entsprechenden Formularen an der entsprechenden Stelle angegeben werden.
  3. Die Formulare müssen vor Reiseantritt vom Vorgesetzten des Mitarbeiters und dem zuständigen Dekan oder Kabinettsbeamten unterzeichnet werden. Diese Unterschriften zeigen die Genehmigung des Reiseantrags des Mitarbeiters und die Verfügbarkeit von College-Mitteln an. Für Reisen von Treuhändern und leitenden Angestellten müssen die Formulare vom Präsidenten genehmigt werden.
  4. Wenn die Reise abgeschlossen ist, muss zusammen mit dem Reiseantragsformular (falls erforderlich) ein Reisekostenerstattungsformular ausgefüllt und alle entsprechenden Belege beigefügt werden. Der Arbeitnehmer hat die Formulare und Belege der Buchhaltung zur Bearbeitung vorzulegen. Der Controller ist der endgültige Prüfer/Genehmiger für alle Reisekostenerstattungsformulare.
  5. Es gelten folgende Erstattungsbeträge:

a. Verpflegungsgeld – einschließlich Trinkgelder, das College gewährt den von der General Services Administration („GSA“) festgelegten Bundessatz pro Tag. Quittungen müssen die Ausgaben belegen. Es darf keine Rückerstattung von Verpflegungskosten beantragt werden, die in Konferenz- oder Verbandsregistrierungsgebühren enthalten sind. Weitere Informationen zu standortabhängigen Sätzen finden Sie in den Richtlinien unter https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
 
B. Kfz-Zuschuss – wenn die Nutzung des Privatfahrzeugs des Mitarbeiters aufgrund von Nah- oder Kurzstreckenfahrten erforderlich ist, wird dem Mitarbeiter der entsprechende Kilometersatz zuzüglich Maut und Parkgebühren erstattet, zusammen mit einem Nachweis über die zurückgelegte Strecke und Beleg über die Spesen. Der anwendbare Kilometersatz ist in der Regel der vom IRS genehmigte Satz.

C. Quittungen – erforderlich für alle Kostenerstattungen. Ohne entsprechende Belege werden keine Auslagen erstattet.

6. Bevor der Mitarbeiter das Reisekostenerstattungsformular an die Buchhaltungsabteilung einreicht, muss er das Formular und die Belege seinem Vorgesetzten und dem entsprechenden Dekan oder leitenden Angestellten zur Genehmigung und Bestätigung vorlegen, dass die geltend gemachten erstattungsfähigen Ausgaben innerhalb der Grenzen und Zulagen des College liegen. Es ist wichtig, dass der Vorgesetzte eines Mitarbeiters den Erstattungsantrag nur für „angemessene und notwendige“ Ausgaben überprüft und genehmigt. Der Vorgesetzte ist dafür verantwortlich, sein Geschäftsgespür einzusetzen, wenn ein bestimmter Posten, der nicht in der Richtlinie oder im Verfahren aufgeführt ist, zur Genehmigung vorgelegt wird.

7. Reiseantragsformulare (Anhang A) und Reisekostenerstattungsformulare (Anhang B) sind im College-Finanzportal verfügbar.

II. Genehmigungen

Dieses Verfahren gilt für alle Verwaltungsangestellten, Lehrkräfte und Mitarbeiter sowie für andere Personen, die im Auftrag des College reisen dürfen. Die Einhaltung dieses Verfahrens liegt in der Verantwortung der Person, die im Auftrag des College reist. Dieses Verfahren gilt für alle Reisen, unabhängig von der Finanzierungsquelle.

Erfolgt die Reisekostenerstattung aus einem Zuschuss oder Vertrag, muss der Mitarbeiter zuvor die Genehmigung des Grants Wenden Sie sich an das College-Büro oder die Buchhaltungsabteilung, um sicherzustellen, dass alle voraussichtlichen Reisekosten gemäß den Bedingungen des Stipendiums oder Vertrags erstattet werden können.

Von Mitarbeitern, die in offizieller College-Angelegenheit reisen, wird erwartet, dass sie bei der Kostenübernahme die gleiche Sorgfalt walten lassen, die eine umsichtige Person auch bei einer privaten Geschäftsreise auf eigene Kosten walten lassen würde. Ausgaben für genehmigte Reisen werden nur gemäß diesen College-Reiseverfahren erstattet.

A. Reisegenehmigungen
Sämtliche Konferenz-, Kongress-, Mitarbeiterschulungs-, Workshop- und Seminarreisen bedürfen der vorherigen Genehmigung gemäß diesem Verfahren.

B. Zulässige Ausgaben
Die Erstattung von Reisekosten ist auf jene Kosten beschränkt, die für die Abwicklung der offiziellen Geschäfte des Colleges erforderlich sind. Es werden nur die tatsächlichen und notwendigen Kosten erstattet, die dem Reisenden bei der Ausübung seiner offiziellen Pflichten im normalen Rahmen entstehen. Geschäftsausgaben müssen angemessen und notwendig sein. Die Erstattung von Trinkgeldern, Gratifikationen und ähnlichen Gebühren ist zulässig, sofern die gezahlten Beträge innerhalb der üblichen anerkannten Standards liegen.  

C. Außerordentliche Aufwendungen
Anträge auf Erstattung außergewöhnlicher oder ungewöhnlicher Ausgaben, die vor Reiseantritt nicht vorhersehbar waren oder die die zulässigen Höchstsätze überschreiten, müssen vor der Erstattung genehmigt werden. Auf dem Reisekostenerstattungsformular muss eine schriftliche Begründung ausgefüllt werden, in der die Umstände dargelegt werden, die die Kosten verursacht haben, zusammen mit allen entsprechenden Belegdokumenten, die zur Genehmigung direkt an den zuständigen Abteilungsleiter, Dekan oder Vizepräsidenten gesendet werden müssen. Der Präsident muss außergewöhnliche Situationen für leitende Angestellte oder Treuhänder genehmigen. Die dokumentierte Genehmigung sollte dann den entsprechenden Formularen beigefügt und zur Erstattung an die Buchhaltung übermittelt werden. 

D. Besondere Bedingungen
Mitarbeiter mit besonderen Reiseanforderungen, die in diesen Richtlinien nicht ausdrücklich aufgeführt sind, sollten sich zur Genehmigung an den entsprechenden Abteilungsleiter, Dekan oder Vizepräsidenten und bei Bedarf an den College-Präsidenten wenden.

III. Verfahren

A. Der Genehmigungsprozess

  1. Ein Mitarbeiter, der aus geschäftlichen Gründen mit der Hochschule reisen muss, muss nach Einholung der Zustimmung seines/ihres Vorgesetzten ein Reiseantragsformular ausfüllen.
  2. Vor allen Übernachtungsreisen und Mietwagen, unabhängig vom Preis, muss der Mitarbeiter ein Reiseantragsformular (Anlage A) ausfüllen und vom Vorgesetzten und dem zuständigen Dekan oder Vizepräsidenten genehmigen lassen. Der Präsident muss die Formulare für Reisen von Treuhändern und leitenden Angestellten genehmigen.
  3. Es werden keine Ausgaben erstattet, wenn ein Reiseantragsformular abgelehnt oder abgelehnt wurde.
  4. Wenn zwei oder mehr Mitarbeiter aus demselben Grund verreisen, muss jeder ein separates Reiseantragsformular einreichen. Andere Mitarbeiter, die aus demselben Grund verreisen, müssen auf dem Formular aufgeführt werden.
  5. Der genehmigte Erstattungsbetrag kann nach Ermessen des Dekans, des Vizepräsidenten oder des Präsidenten auf einen festen Betrag begrenzt werden.

B. Vorbereitung und Verteilung des Reiseantragsformulars

  1. Der Mitarbeiter bereitet das Reiseantragsformular vor und reicht es seinem Vorgesetzten zur Genehmigung ein.
  2. Nach Genehmigung durch den Vorgesetzten leitet dieser das Formular an den Dekan bzw. das zuständige Kabinettsmitglied weiter.
  3. Nach Genehmigung durch den Dekan oder das Kabinettsmitglied muss der Dekan oder das Kabinettsmitglied das Formular an die Geschäftsstelle übermitteln, wo es vom Kreditorenbuchhalter und/oder Zuschussbuchhalter, sofern zutreffend, bestätigt wird.

C. Schulung der Mitarbeiter

Personalschulungen, die dazu dienen sollen, die Fähigkeiten eines Mitarbeiters zu verbessern, aktuelle Fähigkeiten in Bezug auf technologische Entwicklungen aufrechtzuerhalten und/oder Kenntnisse/neue Informationen zu erlangen, bedürfen der vorherigen Genehmigung durch den Vorgesetzten des Mitarbeiters. Wenn es sich um eine Reise handelt, muss außerdem ein Reiseantragsformular erstellt und gemäß diesem Verfahren zur Genehmigung eingereicht werden. Wie oben erwähnt, ist für Mietfahrzeuge und Übernachtungsmöglichkeiten unabhängig von den Kosten ein Reiseantragsformular erforderlich.

V. Transport

Von Reisenden wird erwartet, dass sie, soweit möglich, das günstigste Transportmittel verwenden. Für Verwaltungsreisen kann ein College-eigenes, privates oder gemietetes Fahrzeug, ein öffentlicher Nahverkehrsdienst, ein Taxi oder ein Autoservice genutzt werden.

A. College-Fahrzeuge
College-Fahrzeuge dürfen nur für College-bezogene Fahrten und nicht für den persönlichen Gebrauch verwendet werden, es sei denn, dies wurde vom Kuratorium ausdrücklich genehmigt. Die Fahrer müssen alle geltenden Straßenverkehrsgesetze und -vorschriften einhalten, einen gültigen Führerschein besitzen und sind persönlich für Bußgelder für alle Straßenverkehrsverstöße und Verkehrsverstöße verantwortlich, die während oder infolge der Nutzung des College-Fahrzeugs entstehen. 
Vereinbarungen zur Reservierung und Abholung von College-Fahrzeugen müssen mit den College-Einrichtungen oder dem Sicherheitsbüro getroffen werden. Das Sicherheitsbüro führt eine Liste autorisierter Fahrer für College-Fahrzeuge. Außerordentliche Ausgaben (z. B. Reifenreparatur, Reparatur von Fahrzeugteilen) im Zusammenhang mit der Nutzung des College-Fahrzeugs sind erstattungsfähig, sofern eine angemessene schriftliche Erklärung und Belege vorgelegt und genehmigt werden.  

B. Fahrzeuge in Privatbesitz
Mitarbeiter, die private Fahrzeuge für offizielle Zwecke nutzen, erhalten eine Rückerstattung der gefahrenen Kilometer zu dem vom Internal Revenue Service (IRS) festgelegten Satz. Auslagen für Maut- und Parkgebühren werden in Höhe der anfallenden Kosten erstattet. 

C. Mietfahrzeuge
Bestimmte ungewöhnliche Umstände, wie die Nichtverfügbarkeit öffentlicher Verkehrsmittel oder die Unmöglichkeit anderer Fortbewegungsmittel, können die Anmietung eines Fahrzeugs erforderlich machen. In solchen Fällen muss der Mitarbeiter unabhängig von den Kosten vor dem Reisedatum eine schriftliche Begründung für die Nutzung eines Mietfahrzeugs auf dem Reiseantragsformular vorlegen. Die Begründung muss die Notwendigkeit der Anmietung darlegen, Gründe angeben, warum andere Transportmittel nicht verfügbar oder praktikabel sind, und die geschätzten Gesamtkosten enthalten. Die Genehmigung ist, falls erteilt, auf die Anmietung eines Kleinwagens oder Mittelklassefahrzeugs beschränkt. Mietfahrzeuge dürfen nicht teurer sein als die geltenden Marktpreise, und dem Reisegutschein müssen Originalkopien der Kilometerstände des Mietvertrags am Abfahrts- und Rückgabeort sowie Zahlungsbelege beigefügt sein, damit diese Kosten erstattet werden können. 

D. Öffentliche Verkehrsunternehmen
Die An- und Abreise zum Zielort sollte auf dem direktesten und günstigsten Weg erfolgen. Die Erstattung erfolgt auf Grundlage der tatsächlichen Reisekosten mit einem öffentlichen Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Bus, Flugzeug). Für Bahn- und Flugreisen sind Originalbelege erforderlich. Für Flug- und Bahnreisen wird die Reisebus- oder Economy-Klasse genutzt.

E. Taxis und Flughafen-Autoservice
Notwendige Taxigebühren sind zulässig, jedoch nur, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht ohne weiteres verfügbar oder praktisch sind oder im Notfall. Regelmäßige Fahrdienste können zum/vom Zuhause eines Mitarbeiters und zum Flughafen sowie zum/vom Flughafen und zum Reiseziel in Anspruch genommen werden, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht verfügbar oder praktisch sind, und nur dann, wenn der Fahrdienst kostengünstiger als ein Taxi ist. 

VI. Kongresse, Konferenzen, Mitarbeiterschulungen, Workshops

Eine Definition: Unter Konferenz- und Kongressreisen werden Reisen verstanden, die nicht in direktem Zusammenhang mit den Pflichten und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters stehen, jedoch zu folgenden Zwecken unternommen werden:

    1. Die Erweiterung beruflicher Fähigkeiten.
    2. Der Austausch von Informationen, Ideen und Methoden.
    3. Förderung des Images der Hochschule.

Reisen außerhalb der Vereinigten Staaten erfordern unabhängig von den Kosten die Genehmigung des Dekans, des Abteilungsvizepräsidenten und des College-Präsidenten. 

B. Ausgaben: Bei Kongressen, Konferenzen, Mitarbeiterschulungen, Workshops, Trainingsseminaren und Reisen mit einer Dauer von mehr als 24 Stunden, die eine Übernachtung erfordern (einschließlich Situationen, in denen eine Pauschalvereinbarung Unterkunft und Verpflegung als integralen Bestandteil der geplanten Aktivitäten umfasst), sind die zulässigen (GSA-)Tagesgelderstattungen (gemäß Gewerkschaftsvertrag) auf die tatsächlichen angemessenen Ausgaben begrenzt. 

C. Tagesausflüge: Mahlzeiten für Tagesausflüge ohne Übernachtung werden nicht erstattet, außer in Fällen, in denen die Reise an Orte führt, wo die Verpflegungskosten höher sind als die am College oder in dessen Nähe, oder in denen die Dauer eines Tagesausflugs länger als ein typischer Arbeitstag wäre.

D. Übernachtungskosten: Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung, die integraler Bestandteil der geplanten Aktivitäten einer Konferenz, Tagung, Mitarbeiterschulung usw. sind, werden vollständig erstattet. Die Erstattung von Verpflegungskosten ist auf die Verpflegungspauschale beschränkt. Wenn die Unterkunft kein integraler Bestandteil der Veranstaltung ist, haben Mitarbeiter Anspruch auf Erstattung der Kosten für ein Einzelzimmer in einem Business-Class-Hotel. 

E. Anmeldegebühren: Die Teilnahmegebühren für Tagungen oder Workshops sind erstattungsfähig. Für die Teilnahmegebühr sind die Originalbelege vorzulegen. 

F. Ausgeschlossene Ausgaben

    1. Erste-Klasse-Flugreisen. Solche Unterbringungsmöglichkeiten sind nur zulässig, wenn günstigere Unterkünfte nicht verfügbar oder nicht machbar sind. Erste-Klasse-Flugreisen erfordern eine besondere Genehmigung des Präsidenten. 
    2. Ausgaben persönlicher Natur wie etwa Parkservice, Unterhaltung, alkoholische Getränke und andere Kosten ähnlicher Art.
    3. Bußgelder für Parkverstöße, Verkehrsverstöße oder Kosten im Zusammenhang mit Verstößen gegen geltende Gesetze beim Führen eines Privat-, Hochschul- oder Mietfahrzeugs.
    4. Kommt es aus persönlichen Gründen des Reisenden oder aufgrund eines Urlaubs zu einer Reiseunterbrechung oder einer Abweichung von der genauesten Route, darf die zulässige Erstattung die Kosten der kostengünstigsten Route nicht übersteigen. 
    5. Hotelunterkünfte zu über dem Marktpreis liegenden Geschäftstarifen sind nur dann zulässig, wenn andere Unterkünfte nicht verfügbar oder angesichts der Reiseroute des Mitarbeiters unpraktisch sind. Für die Erstattung ist eine schriftliche Begründung und Genehmigung einzuholen. Der Kollegiumspräsident muss diesem Antrag zustimmen.

VII. Potenzielle Mitarbeiter und Gastredner

Reisekosten künftiger Mitarbeiter und Gastredner müssen genehmigt und erstattet werden. Dabei gelten die gleichen Bedingungen, Einschränkungen und Anforderungen wie für Mitarbeiter, die in College-Dienstreisen unterwegs sind, wie in diesem Verfahren dargelegt. Reisekostenerstattungen für künftige Mitarbeiter und Gastredner liegen jedoch im Ermessen des Bewerbers.

Die Erstattung von Umzugskosten wird ohne die Zustimmung des Kuratoriums nicht genehmigt.

Der Dekan, der Abteilungsleiter oder der Vorsitzende des Auswahlausschusses ist dafür verantwortlich, die Person über die Richtlinien und Verfahren für Reisen zu informieren, insbesondere in Bezug auf abgedeckte und ausgeschlossene Ausgaben, und darüber, wie eine Erstattung der Reisekosten beantragt werden kann. Für zulässige Ausgaben gilt folgendes Verfahren:

  1. Sobald das Vorstellungsgespräch mit dem Kandidaten angesetzt wurde, sollte der Abteilungsleiter oder -vorsitzende ein Reiseantragsformular vorbereiten, um die erforderliche Genehmigung einzuholen. Das Reiseantragsformular muss die Bezeichnung der Position enthalten, für die das Vorstellungsgespräch stattfindet. 
  2. Nach der Genehmigung empfiehlt der Abteilungsleiter oder der Vorsitzende des Auswahlausschusses dem Kandidaten, jedes Hotel oder jeden anderen Anbieter, der Transport, Unterkunft oder Verpflegung anbietet, zu bitten, dem Kandidaten direkt eine Rechnung zu stellen. Kein Mitarbeiter des Colleges sollte für Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Aufenthalt des Kandidaten zahlen. Die Rückerstattung erfolgt innerhalb von zwei (2) Wochen nach Einreichung des Antrags an den Kandidaten. 
  3. Der Abteilungsleiter bzw. Vorsitzende erhält eine detaillierte Auflistung aller Reisekosten, die die Unterschrift des Kandidaten trägt. Dieses Formular ist umgehend an das Geschäftsbüro zu senden.
  4. Für jeden Kandidaten muss eine separate Rechnung und ein separates Bestellformular erstellt werden. 

VIII. Erstattung von Reisekosten

Ein Reisekostenerstattungsbeleg (Anhang B) muss ausgefüllt und innerhalb von zwei (2) Wochen nach Abschluss der Konferenz oder Reise eingereicht werden. Genehmigte Reisekostenbelege müssen zusammen mit allen Originalbelegen und Belegen (Zertifikat/Anmeldeformular) für alle zur Erstattung beantragten Kosten an die Kreditorenbuchhaltung des Geschäftsbüros übermittelt werden.

  1. Die Reisevorschriften des IRS sehen vor, dass jeder Reisevorschuss, der nicht innerhalb von sechzig (60) Tagen nach Ausgabe belegt wird, zu steuerpflichtigem Einkommen führen kann, das auf dem Formular W-2 der Person anzugeben ist, die den Vorschuss erhalten hat.
  2. Der Reisekostengutschein muss folgende Angaben enthalten:
    1. Die zehnstellige Kontonummer, die belastet wird.
    2. Name und Adresse der Reisenden.
    3. Genehmigtes Reiseantragsformular (falls zutreffend).
    4. Reisedatum, Reiseziel, Kilometerstand, Maut und andere anfallende Kosten. 
    5. Werden Übernachtungskosten mit anderen geteilt, muss dies auf dem Gutschein vermerkt sein. In solchen Fällen beschränkt sich die Erstattung auf den anteiligen Kostenanteil des Reisenden.
    6. Kilometerkosten: Pendler zu geschäftlichen Zwecken multipliziert mit dem pro Meile gültigen Kilometer-/Erstattungssatz. Fügen Sie Google Maps/Wegbeschreibungen oder ein ähnliches Dokument bei, um die zurückgelegten Kilometer zu belegen. 
    7. Der Gutschein muss, wie bereits erwähnt, genehmigt werden.
    8. Teilerstattung von Reisekosten: In manchen Fällen beantragen Mitarbeiter nur die Erstattung eines Teils der Reisekosten. In solchen Fällen müssen die gesamten Reisekosten auf dem Gutschein aufgeführt werden, aber nur der tatsächlich beantragte Betrag muss in das Feld „Gesamt“ eingetragen werden. Im Hauptteil des Gutscheins muss der Satz „Erstattung nur beantragt“ eingetragen werden. 
    9. Bei der Kreditorenbuchhaltung eingereichte Belege, die nicht dem hier beschriebenen Erstattungsverfahren entsprechen und/oder Informationen fehlen, werden zur Überarbeitung an den Antragsteller zurückgesandt.
    10. Nur Reisekosten, die mit Originalkopien der Belege eingereicht werden, sind erstattungsfähig. Jeder Gutschein, der ohne die erforderlichen Belege oder Quittungskopien eingereicht wird, wird an den Urheber zurückgesandt, damit er die erforderlichen Unterlagen ausfüllen/einreichen kann. 
    11. Nicht ausgegebene Barvorschüsse müssen innerhalb von sechzig (60) Tagen nach Reiseende in bar oder per Scheck an das Geschäftsbüro zurückgezahlt werden. Jeder nicht ausgegebene Vorschuss, der nicht innerhalb dieser Frist zurückgezahlt wird, wird gemäß den aktuellen IRS-Vorschriften als steuerpflichtiges Einkommen behandelt, das auf Formular W-2 angegeben werden muss. 

Reiseantragsformular

Vom Kabinett genehmigt: Juli 2021
Verwandte Vorstandsrichtlinien: Buchhaltung, Reisekostenerstattung

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