Richtlinie für flexible Arbeitsregelungen

ZWECK

Der Zweck dieser Richtlinie zu flexiblen Arbeitsregelungen soll sicherstellen, dass das Hudson County Community College („College“) Genehmigungen Flexibilität am Arbeitsplatz, erlaubt Mitarbeiter persönliche und berufliche Verantwortung in Einklang zu bringen, und verwaltens Notfälle dass das College möglicherweise von Zeit zu Zeit.

POLITIK

Das College und sein Kuratorium („Board“) sind bestrebt, die effektive Balance zwischen persönlichen und beruflichen Verantwortlichkeiten von Lehrpersonal, Mitarbeitern und Verwaltung zu unterstützen. Darüber hinaus erkennt das Board an, dass besondere Umstände Notfallmanagement und Fernbetrieb erfordern können, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten. Auf Anweisung des Präsidenten kann das College seinen Mitarbeitern Möglichkeiten für flexible Arbeitsvereinbarungen bieten, darunter Telearbeit und Gleitzeit in einer sicheren, professionellen und produktiven Arbeitsumgebung, wie dies angemessen oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Der Vorstand überträgt dem Präsidenten die Verantwortung, Verfahren und Prozesse zur Umsetzung dieser Richtlinie zu entwickeln, die gerechte und umfassende Teilnahmevoraussetzungen und Richtlinien beinhalten. Das College wird zu diesem Zweck Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung seiner Belegschaft schaffen. Die Personalabteilung wird die Einhaltung dieser Richtlinie sicherstellen.

Genehmigt durch: Kuratorium
Genehmigungsdatum: 9. Juni 2020
Kategorie: Personalwesen
Zuständige Abteilung: Personalwesen 

Verfahren

Verfahren zur flexiblen Arbeitsvereinbarung

1. Überblick

Der Zweck dieses Verfahrens zu flexiblen Arbeitsvereinbarungen besteht darin, die Umsetzung der Richtlinie zu flexiblen Arbeitsvereinbarungen am Hudson County Community College („College“) sicherzustellen, um Flexibilität am Arbeitsplatz zu ermöglichen und den Mitarbeitern, Voll- und Teilzeit, ein Gleichgewicht zu ermöglichen persönliche und berufliche Verantwortung und Bewältigung von Notfällen, mit denen das College von Zeit zu Zeit konfrontiert sein kann. Das College kann seinen Mitarbeitern nach eigenem Ermessen Möglichkeiten für flexible Arbeitsvereinbarungen bieten, einschließlich Telearbeit und Gleitzeit in einem sicheren, professionellen und produktiven Arbeitsumfeld, sofern dies angemessen oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Vorgesetzte Kabinettsmitglieder oder Vorgesetzte mit der Überprüfung und Genehmigung des aufsichtsführenden Kabinettsmitglieds können einen alternativen Arbeitsplan für ihre Einheit einführen, der den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter entspricht und die Mission, Vision und Werte des Kollegiums unterstützt. Zu den flexiblen Arbeitsvereinbarungen für die Einheit können Remote-Arbeit, komprimierte Wochenpläne, alternative Arbeitszeiten, hybride Arbeitszeiten oder Gleitzeit gehören. Der Vorgesetzte kann Richtlinien und Best Practices für die Einheit festlegen, um einen alternativen oder hybriden Arbeitsplan zu unterstützen. Der Zeitplan kann von Zeit zu Zeit überprüft werden, um die kontinuierliche Unterstützung der Mission, Vision und Werte des Kollegiums sicherzustellen.

2. Anfragen

Mitarbeiter können eine flexible Arbeitsregelung anfordern, wie z. B. Fernarbeit, wenn möglich, einen alternativen Zeitplan, eine komprimierte Arbeitswoche, einen hybriden Zeitplan oder Gleitzeit. Eintretende Umstände, die nicht vernünftigerweise vorhersehbar sind und nicht im Voraus geplant werden können, werden in dem in beschriebene Verfahren dargelegt Abschnitt 3 unten. Wenn möglich, sollten solche Anfragen jedoch gemäß dem in beschriebenen Prozess geplant werden Abschnitt 4. Siehe Diagramm in Anhang A. Der Mitarbeiter oder Vorgesetzte kann sich mit der Personalabteilung über Art, Dauer und angestrebte Vereinbarungen beraten. Bewilligte Anträge auf flexible Vereinbarungen werden regelmäßig, spätestens sechs (6) Monate nach Umsetzung der vereinbarten Vereinbarung, neu bewertet. Entscheidungen über Anträge auf flexible Arbeitsvereinbarungen und bewilligte Anträge liegen im alleinigen Ermessen des College und können jederzeit mit angemessener Kündigungsfrist gegenüber dem Mitarbeiter und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen beendet werden.

Anhang A

3. Außerplanmäßig 

Ein Mitarbeiter kann alternative Arbeitsvereinbarungen beantragen, indem er seinen Vorgesetzten so früh wie möglich kontaktiert. Mit Zustimmung des Vorgesetzten kann der Mitarbeiter entsprechende Belege anfordern. Ungeplante Arbeitsvereinbarungen sind vorübergehend und enden, sobald die Umstände eine Rückkehr zu regulären Arbeitsvereinbarungen ermöglichen.

4. Geplant

Soweit die Umstände vernünftigerweise vorhersehbar sind, kann ein Mitarbeiter selbstständig flexible Arbeitsvereinbarungen beantragen, indem er sich an seinen Vorgesetzten wendet und ihm die gewünschten Bedingungen alternativer Arbeitsvereinbarungen darlegt. Nach Vereinbarung zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem wird ein abgeschlossener Antragsformular für flexible Arbeitsvereinbarungen für Mitarbeiterund alle unterstützenden Unterlagen müssen dem aufsichtsführenden Kabinettsmitglied vorgelegt werden. Die Mitarbeiter werden vom aufsichtsführenden Kabinettsmitglied oder direkt vom Vorgesetzten über die Entscheidung informiert.

5. Vereinbarungen zur Fernarbeit

5.1 Im Falle einer genehmigten Anfrage für flexible Arbeitsregelungen, die Fernarbeit beinhalten, wird vom Mitarbeiter erwartet, dass er geeignete Maßnahmen ergreift, um die Vertraulichkeit und den Schutz vertraulicher Informationen des Colleges, der Mitarbeiter oder der Studenten zu gewährleisten. Zu den Sicherheitsmaßnahmen können die Verwendung abschließbarer Aktenschränke und Schreibtische, die regelmäßige Kennwortpflege und alle anderen Maßnahmen gehören, die für die Position, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten angemessen sind oder von den Information Technology Services (ITS) empfohlen werden.

5.2 Sämtliche von der Hochschule für Fernarbeit bereitgestellte Ausrüstung bleibt Eigentum der Hochschule und wird von der Hochschule gewartet. Die von der Hochschule zur Verfügung gestellte Ausrüstung darf nur für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Mitarbeiter dürfen keine Software oder Hardware installieren, die ITS daran hindert, die Geräte zu warten oder zu überwachen. Das College übernimmt keine Verantwortung für Schäden oder Reparaturen an Geräten, die den Mitarbeitern gehören. Im Falle einer Trennung vom Arbeitsverhältnis muss das gesamte College-Eigentum an das College zurückgegeben werden, sofern keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden.

5.3 Der Mitarbeiter muss in seinem Zuhause eine geeignete Arbeitsumgebung für seine Arbeit einrichten. Das College übernimmt keine Kosten für Eigentum, das nicht dem College gehört, in entfernten Arbeitsumgebungen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Einrichtung des Heimbüros des Mitarbeiters, Umbau, Möbel, Beleuchtung, Reparaturen oder jegliche Änderungen am Heimbüro. Der Mitarbeiter verpflichtet sich, über eine dauerhafte Internet- und Telefonverbindung zu verfügen. Das College übernimmt keine Kosten im Zusammenhang mit der Internet-/Telefonnutzung und erstattet diese auch nicht.

5.4 Der Mitarbeiter muss seinen Remote-Arbeitsbereich auf sichere Weise und frei von Sicherheitsrisiken unterhalten. Verletzungen, die der Mitarbeiter im Heimbüro und im Zusammenhang mit seinen regulären Arbeitspflichten erleidet, sind gegebenenfalls durch die Arbeitnehmerentschädigungsrichtlinie der Hochschule abgedeckt. Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, das College so schnell wie möglich über solche Verletzungen zu informieren. Der Arbeitnehmer haftet für alle Verletzungen, die Besuchern auf seinem Heimarbeitsplatz zugefügt werden.

5.5 Ein Mitarbeiter, der nicht von den Überstundenanforderungen des Fair Labor Standards Act und aller geltenden Landes- und Bundesgesetze und -vorschriften befreit ist, muss alle geleisteten Arbeitsstunden genau protokollieren. Über die pro Tag und pro Arbeitswoche vorgesehene Arbeitszeit hinausgehende Arbeitsstunden bedürfen der vorherigen Zustimmung des Vorgesetzten. Die Nichteinhaltung dieser Anforderung kann zur sofortigen Beendigung der Vereinbarung führen.

5.6 Anfragen nach flexiblen Arbeitsregelungen, die Fernarbeit beinhalten, werden möglicherweise nicht für alle Positionen oder Mitarbeiter genehmigt. Solche Anfragen werden von Fall zu Fall geprüft. Der Vorgesetzte kann prüfen, ob die Hauptaufgaben des Mitarbeiters effektiv aus der Ferne ausgeführt werden können. Der Vorgesetzte kann sich zu diesem Zweck mit der Personalabteilung beraten.

5.7 Für Mitarbeiter, denen eine Fernarbeitsvereinbarung gewährt wird, gelten für ihre Position dieselben Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Leistungsstandards wie vor der Fernarbeitsvereinbarung. Vorgesetzte und Mitarbeiter sollten die Erwartungen an Arbeitsaufträge klar kommunizieren, regelmäßige Besprechungen abhalten und alle anderen Parameter festlegen, die für die Unterstützung einer Fernarbeitsvereinbarung relevant sind. 

5.8 Der Mitarbeiter muss während der geplanten Arbeitszeit verfügbar sein und während der Fernarbeit auf Kollegen und Vorgesetzte reagieren können. Der Mitarbeiter verpflichtet sich außerdem, während der geplanten Arbeitszeit aktiv seinen Aufgaben nachzukommen und während dieser Zeit per E-Mail, Videokonferenz oder über eine vom Mitarbeiter angegebene Notrufnummer erreichbar zu sein.

6. Bewertung

Der Vizepräsident für Humanressourcen oder ein von ihm Beauftragter überprüft die Umsetzung des Verfahrens regelmäßig, um sicherzustellen, dass dieses Verfahren fair, einheitlich und gerecht durchgeführt wird und mit der Mission, Vision und den Werten des Colleges im Einklang steht.

Gemeinschaftsvereinbarung für hybride und virtuelle College-Meetings

Genehmigt durch: Kabinett
Genehmigungsdatum: Januar 2022; November 2023
Geplante Überprüfung: November 2025
Kategorie: Personalwesen
Zuständige Abteilung: Personalwesen

Zurück zur Seite Policies and Procedures