Rekrutierungs-, Screening- und Einstellungsverfahren

 

Mappen

1. Einleitung

Durch seine Richtlinien zu Rekrutierung, Überprüfung und Einstellung hat das Kuratorium die Erwartungen des Colleges an einen fairen und gleichberechtigten Rekrutierungs- und Einstellungsprozess für Mitarbeiter festgelegt. Der Vorstand möchte sicherstellen, dass das College auf eine Art und Weise rekrutiert, die eine Reihe qualifizierter Bewerber mit unterschiedlichem Hintergrund für die möglicherweise vorhandenen offenen Stellen bereitstellt. Diese Verfahren werden bereitgestellt, um sicherzustellen, dass die Rekrutierungs- und Einstellungsmaßnahmen des Colleges für Vollzeitmitarbeiter mit den Richtlinien des Vorstands im Einklang stehen, im gesamten College einheitlich sind und im Einklang mit den Richtlinien, Statuten und Vorschriften für Chancengleichheit bei Beschäftigung und positiven Maßnahmen stehen. Soweit möglich, kann das Verfahren für Rekrutierungs- und Einstellungsmaßnahmen von befristeten Vollzeit- und Teilzeitkräften eingesetzt werden.

2. Öffnungen positionieren

2.01 Vorschlag neuer Stellen                                                                                     

Um eine neue Position vorzuschlagen, legt das aufsichtsführende Kabinettsmitglied nach Rücksprache mit dem Vizepräsidenten für Humanressourcen, dem geschäftsführenden Vizepräsidenten und dem Provost/COO dem Präsidenten eine Empfehlung für eine neue Position zur Aufnahme in die Personaltabelle des College vor, einschließlich der Finanzierung sowie der Gültigkeits- und Startdaten der Position(en), zur Prüfung und Genehmigung durch das Kabinett und zur Genehmigung durch den Vorstand.

2.02 Besetzung bestehender Stellen

Um eine freie Stelle zu besetzen, führt der Personalchef oder das leitende Kabinettsmitglied eine administrative Überprüfung durch, um festzustellen, ob die Stelle beibehalten, umstrukturiert oder gestrichen werden sollte oder ob die Mindest- oder Wunschqualifikationen für die Stelle in Absprache mit dem Stellvertreter überarbeitet werden sollten Präsident für Personalwesen oder Beauftragter. Anträge auf Ausschreibung der Stelle werden nach Genehmigung durch den Präsidenten beim Personalamt eingereicht. 

3. Stellenausschreibungen

3.01 Stellenausschreibungen

Um mit dem Rekrutierungsprozess zu beginnen, werden ein ausgefülltes Stellenanalyseformular und die vorgeschlagene Stellenausschreibung zur Veröffentlichung an die Personalabteilung übermittelt. Alle Stellen werden auf der Website des Colleges veröffentlicht und externe Stellenausschreibungen erfolgen auf ausgewählten Rekrutierungsseiten. Stellen müssen mindestens zehn (10) Arbeitstage ausgeschrieben werden, bevor ein Angebot an einen internen oder externen Kandidaten weitergeleitet werden kann. Stellenausschreibungen können nur zur internen Prüfung durch Kandidaten oder sowohl intern als auch extern veröffentlicht werden.

3.02 Spezialisierte Rekrutierung

Während jeder Phase des Rekrutierungsprozesses und nach Rücksprache mit dem Vizepräsidenten für Personalwesen kann die Anzahl der Rekrutierungsseiten erhöht werden, um eine gezieltere Vermarktung in nationalen und branchenspezifischen Publikationen zu ermöglichen und eine möglichst vielfältige, gerechte und umfassende Rekrutierungsstrategie zu ermöglichen. Von Zeit zu Zeit kann das College empfehlen, die Dienste einer spezialisierten Personalvermittlungs- oder Rekrutierungsfirma in Anspruch zu nehmen, vorbehaltlich der Überprüfung und Genehmigung durch den Präsidenten und ggf. den Verwaltungsrat.

4. Bewerber-Screening

4.01 Auswahlausschuss

Das Screening-Komitee identifiziert, interviewt und empfiehlt Kandidaten, um im Auswahlprozess voranzukommen. Die Mitglieder des Auswahlausschusses werden vom Einstellungsmanager gemäß den Zusammensetzungsrichtlinien ernannt, nach Rücksprache mit dem Vizepräsidenten für Human Resources oder einem Beauftragten und mit Zustimmung des Präsidenten. Die Mitgliedschaft im Auswahlausschuss kann erweitert oder geändert werden, um einen vielfältigen, gerechten und integrativen Ausschuss zu gewährleisten. Der Vorsitzende des Auswahlausschusses, der vom Einstellungsleiter ernannt oder vom Ausschuss bestimmt werden kann, ist der Sprecher für alle Angelegenheiten des Ausschusses, Koordinator der Ausschusssitzungen und -zeitpläne sowie der Arbeit und Verbindungsmann zum Einstellungsleiter.

4.02 Anweisungen und Orientation

Alle Mitglieder des Auswahlausschusses erhalten bei der ersten Ausschusssitzung oder früher eine Orientierungs- und Instruktionssitzung vom Vizepräsidenten für Human Resources oder einem Beauftragten. Dazu können schriftliche Anweisungen und Erwartungen für den Ausschuss gehören, darunter die Verfahren für Rekrutierung, Auswahl und Einstellung, Schulungen zu impliziter Voreingenommenheit, Vertraulichkeit, Aktualität des Überprüfungsprozesses, Bewertungsinstrumente und -kriterien, Interviewformat, Fragen und Richtlinien, Anforderungen an die Aufzeichnungsführung und Empfehlungen zur Referenzprüfung.

5. Interviews

5.01 Prüfung der Anträge

Sobald die Bewerbungen eingehen, werden sie vom Auswahlausschuss oder auf Antrag des Auswahlausschusses von der Personalabteilung geprüft, um sicherzustellen, dass der Bewerber die Mindestqualifikationen für die Stelle erfüllt. Bei Fragen zur Erfüllung der Mindestqualifikationen berät sich der Vizepräsident für Personalwesen mit dem unmittelbaren Vorgesetzten der Stelle und dem aufsichtsführenden Kabinettsmitglied. Wenn festgestellt wird, dass die Mindestqualifikationen nicht erfüllt sind, wird die Bewerbung von der Prüfung ausgeschlossen. Bewerbungen von Personen, die die Mindestqualifikationen erfüllen, werden vom Auswahlausschuss geprüft.

5.02 Vorgespräche

Der Auswahlausschuss empfiehlt eine Reihe qualifizierter Bewerber, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollen, indem er die Liste der ausgewählten Bewerber dem Vizepräsidenten für Personalwesen und dem Einstellungsleiter vorlegt. Diese Empfehlungen werden mit dem Einstellungsleiter und dem leitenden Kabinettsmitglied/Präsidenten besprochen, bevor Vorstellungsgespräche angesetzt werden. Der Einstellungsleiter und/oder der Präsident können die Aufnahme eines Bewerbers in die Kandidatenliste beantragen oder einen Bewerber von der Liste streichen, der interviewt werden soll. Diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass alle vielversprechenden Bewerber, auch solche aus traditionell unterrepräsentierten Gruppen, berücksichtigt werden und dass die Bewerber in den Halbfinal- und Finalistengruppen akzeptable Standards für eine zukünftige Berücksichtigung erfüllen. Der Auswahlausschuss kann die Vorgespräche telefonisch, per Videokonferenz oder persönlich führen.

5.03 Finalisteninterviews

Nachdem das Komitee die Vorgespräche geführt hat, wird es eine Liste der Finalisten empfehlen, indem es die Liste dem Vizepräsidenten für Personalwesen, dem Einstellungsleiter und dem leitenden Kabinettsmitglied/Präsidenten vorlegt. Diese Empfehlungen werden vom Einstellungsleiter und dem leitenden Kabinettsmitglied/Präsidenten geprüft, bevor die Interviews mit den Finalisten angesetzt werden. Der Einstellungsleiter und/oder der Präsident können verlangen, einen Bewerber in die Liste der Finalisten aufzunehmen, oder einen Kandidaten aus den oben genannten Gründen zu diesem Zeitpunkt wieder entfernen. Die Interviews mit den Finalisten bieten Gelegenheit zum Austausch mit Komiteemitgliedern und der College-Gemeinschaft. Für Positionen auf der Ebene des Geschäftsführers oder höher kann ein ganztägiger Interviewplan empfohlen werden, einschließlich eines offenen Forums mit der College-Gemeinschaft, eines Treffens mit dem Exekutivrat des Präsidenten und/oder speziell benannten Abteilungen/Mitarbeitern. Personen, die für Vollzeit-Lehrstellen in Betracht gezogen werden, müssen im Rahmen des Interviewprozesses auch eine Lehrdemonstration durchführen. 

6. Einstellungsempfehlungen

Das Auswahlkomitee sammelt Feedback und Bewertungen der Finalisten von allen am Interviewprozess Beteiligten und erstellt eine Liste der Stärken und Schwächen jedes Finalisten, ohne Rücksicht auf die Reihenfolge der Präferenz, zur Prüfung durch den Einstellungsleiter, das leitende Kabinettsmitglied und den Präsidenten. Das Personalbüro oder der Einstellungsleiter führt eine detaillierte berufliche Referenzprüfung der Kandidaten durch, basierend auf der Liste der beruflichen Referenzen, die jeder Kandidat zur Verfügung stellt, und anderen Personen, die vom College-Personal, das die Referenzprüfungen durchführt, als in der Lage identifiziert werden, sachkundig über die Fähigkeiten, den Hintergrund und die Fertigkeiten des Bewerbers zu sprechen.

7. Einstellung

7.01 Überprüfung und Genehmigung durch den Vorstand

Auf der Grundlage der Rückmeldungen des Auswahlausschusses und der College-Gemeinschaft sowie in Absprache mit dem überwachenden Kabinettsmitglied wird der Präsident dem Kuratorium einen Finalisten zur Prüfung und Genehmigung durch den Vorstand vorschlagen. Bevor ein Finalist dem Kuratorium empfohlen wird, werden entsprechende Hintergrundüberprüfungen/Freigaben durchgeführt.

7.02 Onboarding

Nach Prüfung und Genehmigung durch den Vorstand wird vom Kandidaten erwartet, dass er die Unterlagen zur Einstellung neuer Mitarbeiter spätestens am Anfang seines/ihres Arbeitsbeginns ausfüllt, wie im bedingten Angebotsschreiben beschrieben, und weitere Belege für die Personalakte bereitstellt. Der Einstellungsleiter ist für die Koordination der Einarbeitung des Mitarbeiters verantwortlich. Die Personalabteilung stellt dem Einstellungsleiter und der Abteilung Ressourcen und Tools für die Informationen und Empfehlungen zur Einarbeitung zur Verfügung.

Genehmigt: 14. Juli 2020
Genehmigt durch: Kabinett
Kategorie: Personalwesen
Zuständige Abteilung: Personalwesen
Geplante Überprüfung: Juli 2023

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